デイサービス・訪問看護の業務引き継ぎ｜「その人しか分からない仕事」になっていませんか？

急な休みや退職などで

業務を引き継ぐことになり

めちゃくちゃ苦労した。

そんなご経験がある方も

いらっしゃるのではないでしょうか。

特に、デイサービスや訪問看護ステーションなど

立ち上げたばかりだったり

人数が限られていたりする職場では

「この仕事は○○さんしか分からない」

ということがよくあります・・。

私はこれまで色々な職場で

業務を引き継ぐ側も受ける側も

何度も経験してきました。

両方を経験して感じるのは

伝えた側と

「これから一人でこなす側」では

必要としている情報が違う

という点です。

🙅‍♀️「理解した」と「一人でできる」は違う

退職する側の気持ちも

分からなくはありません。

退職まで時間がない。

普段の仕事もしなければならない。

正直「なんだか面倒だな...」

と思ってしまうこともあるでしょう。

私自身も産休や退職のタイミングで

引き継ぐ側を経験しているので

その大変さは分かります。

ただ受ける側になると

少し事情が変わります。

一度聞いただけで

全部覚えるのは難しい。

説明を受けたときには

分かったつもりでも

一人でやり始めると

「これ、どうするんだっけ？」

が必ずといっていいほど

出てきます。

📝 慣れた人の「当たり前」こそ言葉にしてほしい

長く同じ仕事をしていると

考えなくても

手が動くようになります。

・最初にどの画面を開くのか

・作業中に何と何をチェックするのか

・いつもと違う結果が出たらどうするのか

毎日やっている人には

どれも当たり前です。

全体像も頭に入っています。

だからこそ、全体像をすっ飛ばして

各論ばかりになってしまうことがあります。

初めてその仕事をする人には

その当たり前の前提が分かりません。

「そんなことまで書く？」

と思うような内容ほど

後になって助けられることがあります。

😓「分からなかったら聞いて」が難しいこともある

引き継ぎでは

「分からなかったら

　聞いてください」

と言われることがあります。

もちろん聞けるうちは聞いたほうがいいことは

誰にでもわかります。

ただ引き継いだばかりの頃は

「何が分からないのか

　自分でもまだ分からない。」

ということがあります。

説明を受けているときには

理解できたと思っていても

実際にやってみると

思わぬところで手が止まります。

😮‍💨 何度も見直せる引き継ぎ書があると助かる

口頭で説明してもらったり

実際の操作を見せてもらったりすることも必要です。

それと同じくらい

受ける側にとってありがたいのが

後から何度でも見直せる引き継ぎ書です。

一度聞いた話は忘れます。

一度見ただけの操作なら

なおさらです。

そんなとき

「どうするんだったかな」

と自分で確認できるものがある。

・毎回どこを見るのか

・どの順番で進めるのか

・普段と違ったらどうするのか

・困ったら誰に確認するのか

こうしたことが残っているだけでも

かなり違います。

引き継ぎ書は

説明したことを記録するだけのものではなく

前任者がいなくなった後に

後任者が仕事を続けるためのもの。

受ける側を経験すると

ここはとても大切だと感じます。

⚠️ 本当の問題は「引き継ぎ書がないこと」だけなのか

何度も引き継ぎを経験していると

「引き継ぎ書さえあれば

　本当に解決するのだろうか」

とも思います。

そもそも

「この仕事は○○さんしか分からない」

という状態になっていなかったでしょうか。

同じ人が長く担当していると

その人の中にどんどん情報がたまります。

仕事の手順だけではありません。

ちょっとした判断。

過去に起きたトラブル。

いつもと違うときの対応。

見過ごされている問題そのものが

残っていることもあります。

こうした情報が

一人の頭の中にしかない。

普段はそれでも回ってしまうため

なかなか表面化しません。

困るのは

その人がいなくなったときです。

💭 退職が決まってからでは遅いこともある

急な退職や休職

異動などで担当者がいなくなり

そこで初めて

「この仕事 誰か分かる？」

となる。

そして慌てて

「引き継ぎ書を作ってください」

となります。

でも何年もやってきた仕事を

短期間ですべて言葉にするのは

大変すぎます。

本人にとって当たり前すぎて

書くべきことに気づかない場合もあります。

普段から、誰かが見ても分かる状態にしておく。

これこそが大切な仕組みではないでしょうか。

📍「その人しか分からない仕事」を少しずつ減らす

特に人数の限られた職場では

一人が抜けたときの影響も大きくなります。

手順書を作っておく。

担当者以外にも

業務が分かる人を作っておく。

管理者として

「１ヶ月この人が休んでも

　この仕事は回るだろうか？」

と一度考えてみたときに

見えてくるものがあると思います。

もし「この人がいないと分からない」

という仕事がいくつも出てくるなら

整理するタイミングかもしれません。

📍 引き継ぎを個人だけの問題にしない

引き継ぎがうまくいかないと

「もっとちゃんと説明してほしかった」

「きちんと引き継いでほしかった」

と思うこともあります。

私も受ける側でうまくいかなかった経験があるので

その気持ちはよく分かります。

でも引き継ぐ側も経験してきたからこそ

個人だけの問題ではないとも感じています。

誰かが辞めるたびに

「ちゃんと引き継いでもらおう」

と考えるだけでは

同じことを繰り返すかもしれません。

デイサービスや訪問看護ステーションなど

人数の限られた職場だからこそ

普段から「その人しか分からない仕事」を減らしていく。

誰かが急に休んでも

周りがフォローできる。

管理者には、そんな視点も

必要なのではないでしょうか。

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※ 現在は休止中ですが、

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