【税理士が解説】レシートや領収書をなくしたら経費にできない？紛失した場合の対応方法

はじめに

「レシートをなくしてしまったのですが、経費にできませんか？」と、個人事業主や法人のお客様から、このようなご相談をいただくことは非常に多いです。

特に、

●レシートをもらい忘れた

●紛失してしまった

●電子決済の履歴やクレジットカードの明細だけ残っている

というケースはよくあるかと思います。

では、レシートがない場合、絶対に経費にできないのでしょうか？

今回は、「レシートをなくした場合の経費」について、初心者の方向けにわかりやすく解説します。

経費の根拠資料は重要

まず前提として、経費として計上する場合には以下のような証拠書類は非常に重要です。

●請求書

●レシート

●領収書　など

税務調査でも、「本当に事業にかかる支出だったのか」などを確認するために、請求書や領収書などをチェックされることがあります。

そのため、基本的にはしっかり保管しておくことが大切です。

では、レシートをなくしたら絶対NG？

結論からいうと、「レシートがない ＝ 必ず経費にできない」というわけではありません。

実際には、以下のような点も重要になります。

●他の資料で説明できるか

●事業に必要な支出だったことを説明できるか

クレジットカード明細だけでも経費になる？

例えば、以下のような明細や履歴が残っているケースもあるかと思います。

●クレジットカードの利用明細

●銀行口座の履歴

●PayPayなどの決済履歴

このような場合、支払いの事実をある程度確認できるため、内容によっては経費として処理できるケースもあります。

現金で支払った場合はどうする？

一方で、現金で支払った場合は、クレジットカード明細や決済履歴などが残らないケースもあります。

そのため、レシートや領収書を紛失してしまった場合は、支出内容が分かるように記録を残しておくことが大切です。

例えば、

・支払日

・支払先

・金額

・支払内容

などをメモしておくと良いかと思います。

出金伝票を作成しても構いませんが、必ずしも出金伝票である必要はありません。

後から見返した際に、「いつ・どこに・何のために支払ったのか」が分かるように記録を残しておくことが重要です。

ただし、「何に使ったか」は重要

ここで注意したいのが、「支払った事実」と「事業にかかる支出だったか」は別という点です。

例えば、カード明細に「Amazon　5,980円」とだけ書かれていても、

仕事用（事業用）だったのか

私用だったのか

が分からない場合があります。

そのため、「何を購入したか」「なぜ事業に必要だったのか」を説明できることが大切です。

税務調査では不利になることも

レシートがなくても、絶対に経費にならないわけではありません。

ただし、やはり根拠資料がないと、税務調査では不利になるケースがあります。

特に、以下のような支出は、注意が必要です。

●金額が大きい

●回数が多い

●内容を説明できない

領収書にはメモを残しておくのがおすすめ

税務調査は、数年後に行われることが一般的です。

そのため、調査の際に「この支出は何のために使ったのですか？」と聞かれても、正直なところ覚えていないことも少なくありません。

特に、

●飲食代

●少額の備品購入

などは、後から見返しても内容が分からなくなることがあります。

そのため、領収書やレシートに用途の記載がない場合は、

「○○様との打合せ」

「△△現場で使用する備品購入」

など、簡単でもよいのでメモを残しておくことをおすすめします。

日頃からこの習慣をつけておくことで、税務調査の際にも説明がしやすくなります。

「少額だから大丈夫」は注意

「数百円だから大丈夫かな…」と思われる方もいらっしゃいますが、小さな積み重ねが大きな金額になるケースもあります。

また、レシート管理が曖昧になってくると、以下につながることもあります。

●プライベート支出との混同

●会計データへの入力漏れ

●税務調査時の説明不足

最後に

繰り返しとなりますが、レシートをなくしたからといって、絶対に経費にできないわけではありません。

ただし、以下の点は非常に重要になりますので、税務調査の際に説明できるようにしておくことが大切です。

●支払いの事実

●事業との関係

●支出内容の説明

また、請求書や領収書などの根拠資料がない場合、税務調査では不利になるケースもあるため、日頃からしっかり管理しておくことをおすすめします。

※記事の内容は、掲載時点の法令等に基づいて作成しています。制度改正等により内容が変更される場合がありますので、最新情報をご確認のうえ、ご自身の判断でご利用ください。