PowerPointを外注する前に決めたい5つのこと｜依頼メモ付き

「原稿はあるけれど、どこまで整理してから資料制作を頼めばいいのか」。そんなときは、完成したスライドを用意するよりも、読む人と使い方を短く伝えることから始められます。

ここでは、依頼前に整理したい5項目と、コピーして使える依頼メモを紹介します。例は説明用の架空の設定です。

1．読む人と、読んだ後に決めてほしいこと

「見やすい資料にしてください」だけでは、何を残し、何を目立たせるかが決まりません。

たとえば月次報告なら、「社内の責任者が5分で読み、来月優先する施策を1つ決めるための資料」と伝えます。相手が事業を知っているか、説明者がいるかも添えると、必要な前提説明を判断しやすくなります。

スライドの見出しも「売上実績」だけでなく、「増収の中心は既存商品の追加購入」のように、確認できた結論を置くと読みどころが明確になります。根拠がまだない場合は、結論を作らず「要確認」として残します。

2．支給できる材料と、これから調べること

原稿、集計済みの表、使ってよい写真・ロゴ、参考にしたい資料を分けて伝えます。未確定の数値や出典が分からない引用も、最初に区別しておきます。

特に確認したいのは、表が「集計済み」か「明細のまま」かです。月別売上の表をグラフにする作業と、注文データの重複を調べて月別売上を計算する作業では、必要な確認が変わります。ファイル形式が同じExcelでも、頼む作業は同じとは限りません。

3．見た目の調整か、構成からの作り直しか

既存24ページの文字・余白・色を統一することと、24ページ分の内容を読み直して構成を組み替えることは、作業範囲が異なります。「全体は整えるだけ、重要な5ページは配置から見直す」のように、力を入れる場所を決める方法もあります。

5ページの月次報告なら、次のように各ページの役割を決めておくと相談しやすくなります。

1ページ目：表紙・対象期間・報告の目的

2ページ目：今月の結論と、確認してほしいこと

3ページ目：結論を支える数値・図表

4ページ目：課題と、まだ確認できていない点

5ページ目：来月の対応案・担当・期限

これは一例です。伝える内容が多い場合は、文字を小さくして詰め込む前に、ページを増やすか情報を絞るかを相談します。

4．納品後にどこを編集するか

PDFで読むだけなのか、PowerPointで毎月更新するのかを伝えます。「編集可能」も、文字だけ変えられればよいのか、グラフの数値も更新したいのかで必要な作り方が違います。

投影するなら16:9、印刷するなら用紙サイズなど、使う場面も共有します。社内指定のフォント・色・テンプレートがあれば、着手前に知らせておくと修正を減らしやすくなります。

5．初稿の確認日と、最終的に使う日

「来週必要」ではなく、初稿をいつ確認できるか、最終版をいつ使うかを分けて伝えます。確認者が複数いる場合は、修正指示をまとめて返す担当者も決めておくと進めやすくなります。

誤字や配置の調整と、新しい原稿の追加・構成変更は分けて相談しましょう。修正回数だけでなく、修正に含む範囲を決めることが大切です。

コピーして使える依頼メモ

・読む人／資料で決めてほしいこと：

・使用場面（投影・配布・印刷など）：

・支給物（原稿の文字量、ページ数、集計済みの表など）：

・未確定の情報／追加の調査・集計が必要な部分：

・希望する作業（整形・構成整理・図表化など）：

・納品形式／納品後に編集したい箇所：

・初稿を確認できる日／最終使用日：

・AI利用の可否と、使用してよい情報の範囲：

空欄があっても、「未定」と書けば相談の出発点になります。相談の最初は匿名化した見本で内容を伝え、非公開資料は取り扱い条件を確認してから共有する方法があります。

支給原稿からの資料制作をご相談いただけます

かりやでは、支給原稿を整理する5ページの資料制作を出品しています。基本範囲は原稿約2,500字、表紙を含む5ページ、集計済みデータからの簡単な図表2点、軽微な修正2回。編集用PPTXと閲覧用PDFを納品します。

構成・表現の検討や制作にクラウドAIを使うため、事前に利用可否と処理範囲を確認します。初稿は資料・仕様確定後5営業日が目安です。追加の調査や明細からの集計を含む場合は、先に範囲を確認してお見積もりします。

資料制作サービス・自主制作の見本は、下記プロフィールの出品サービスからご覧いただけます。

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