CSVの売上合計が合わないときに確認する5つのこと

売上CSVをExcelにまとめたら、管理画面の金額と合わない。そんなときは、合計式を直す前に「何を集計しているか」を確認すると原因を探しやすくなります。

ここでは、個人事業主さまや小さな店舗さまで使える、集計前の確認ポイントを紹介します。

1．集計する日付と期間をそろえる

注文日、決済日、発送日、入金日は別の情報です。同じ8月分でも、どの日付を使うかで対象の明細が変わります。期間の始まり・終わりと、比較先が使っている日付を先にそろえましょう。存在しない日付や空欄は、集計から黙って落とさず確認待ちにします。

2．返品・取消・手数料を区別する

売上額と入金額は、そのまま同じ金額になるとは限りません。返品を差し引くか、取消を除くか、送料や販売手数料を含むかを決めます。税込・税抜もそろえ、どの基準で計算したかを表に残します。

3．同じ番号の行を、すぐに削除しない

注文番号が同じでも、商品が違う明細なら両方必要な場合があります。注文番号と明細番号を見分けましょう。本来1行だけのはずのIDが重複している場合も、どちらが正しいか分からなければ確認待ちにします。重複の片方を勝手に残すと、数字の根拠が失われます。

4．件数と金額を、両方照合する

元の明細数が「集計した行＋確認待ちの行＋取消などの除外行」と一致するかを確認します。そのうえで、月別・店舗別の合計と総合計を比べます。通常の売上だけでなく、返品や月末の明細も個別に見直すと確認漏れを減らせます。

5．確認待ちの一覧を残す

最終的な合計だけでは、後から差額の理由を調べられません。「どの行を、なぜ確認待ちにしたか」を別シートにまとめておくと、元データの修正や翌月の見直しに使えます。確認待ちが残る数字は、暫定集計と分かるように表示します。

架空データでの制作例

プロフィールのポートフォリオには、売上明細12行を使った見本を掲載しています。集計対象8行、確認待ち3行、取消1行に分け、対象額は34,200円。確認待ちは、重複IDの2行と日付不正の1行です。集計表・明細・確認事項を分けて表示しています。この金額は確認待ちを含まない見本の集計値で、実際のお客さまの売上や制作実績ではありません。

相談前に用意すると進めやすいもの

・CSVの列名と、おおよその明細数

・見たい集計の例（月別、店舗別、商品別など）

・使用環境と希望納期

最初の見本は、個人情報を含まない20行程度で大丈夫です。IDの重複関係を残したまま匿名化すると、確認しやすくなります。

CSV整理・Excel集計の見本と受付内容は、下記のココナラ出品ページでご覧いただけます。制作補助にAIを使用し、入力・計算・出力を照合して進めます。

https://coconala.com/services/4390142