UTAGEのイベント・予約機能で何ができるか｜日程・申込フォーム・リマインダ配信の仕組み

「セミナーの申込フォームと、前日のリマインドを別々のツールでやっていて手間がかかる」

「個別相談の日程調整を、毎回メールで往復している」

UTAGE（ウタゲ）は、メール配信・LINE配信・ページ作成・決済・会員サイトをまとめて扱えるツールです。

私はUTAGE構築サポートを50社以上でお手伝いしてきましたが、イベント・予約は「入れてみて、いちばん手間が減った」と言われることが多い機能です。

公式マニュアルに書かれている仕様を整理しました。

■ イベント・予約機能とは

公式マニュアルの定義はこうです。

商品の販売に向けて、セミナー・説明会・個別相談などのイベント開催ができる機能。

定員に合わせた申込締切の処理や、リマインダ配信の自動化が挙げられています。

公式に列挙されている対応内容は、定員管理・リマインダ配信・イベント参加後の後追い配信・有料イベント（決済連携）・申込締切時刻の設定・参加状況と成約状況の管理・参加日程の振替・キャンセル時の自動リマインダ解除・申込者のCSVダウンロード・申込フォーム項目の設定などです。

■ 種類は2つある

イベントを追加するときに、種類を選びます。

・セミナー・説明会：Zoom等のオンライン開催と、リアル会場でのオフライン開催の両方に対応

・個別相談・個別予約：Zoom・Google Meetでの個別相談を想定した予約型

セミナー形式で開催するなら前者、1対1の相談枠を出すなら後者、という分かれ方です。

■ セミナー・説明会型で設定する項目

イベント追加時の主な項目です。

・参加費：無料／有料（有料の場合は事前の決済連携設定が要る。銀行振込は利用不可）

・申し込み締切：「○日前の○時」の形式

・申し込み可能な日程：「締切前の全ての日程」か「指定した日数分のみ」

・重複申込：「禁止する」「許可する」「許可する（連絡ありでキャンセル済みの場合のみ）」

・申込方式：「制限なし」か「LINEのみ」

・リマインダ配信：する／しない

● 日程はオンラインとオフラインで項目が変わります

開催日程は左メニューの「日程」から追加し、複数作れます。

定員は未入力なら無制限で、設定すると申込フォームに残席数（満席時は「満席」）を表示できます。

オンラインなら参加用URLとパスワード、オフラインなら開場時刻・郵便番号・会場住所・会場名を入れます。

開場時刻は最長120分前まで、5分刻みで設定できます。

会場住所を入れると、リマインダにGoogleマップのURLが自動で記載されます。

■ 個別相談型はカレンダー連携が中心

個別相談・個別予約では、Googleカレンダーと連携して空き時間を自動で抽出できます。

ZoomやGoogle Meetのアカウントを連携すると、予約ごとに参加URLが自動発行されます。

日程側では、1予約枠の所要時間、開催前後の確保時間、1枠あたりの定員、予約枠の間隔（自動／指定分数）を設定します。

担当者を複数登録して、割り当て順（表示順またはランダム）で自動割り当てすることもできます。

■ リマインダは「する」を選ぶと自動で作られる

イベント作成時にリマインダ配信を「する」にすると、「イベント名＋リマインダ」という名前のシナリオが自動作成されます。

このとき自動生成されるのはメール配信です。

LINEでもリマインドを送りたい場合は、そのシナリオにLINEメッセージを追加する作業が別に要ります。

送信タイミングは、開催前（指定時刻）・開催前（相対時間）・当日（指定時刻）・開催後（指定時刻）・開催後（相対時間）の5パターンから選べます。

基準日はイベント参加日時です。

リマインダのメール送信者アドレスには、DKIM・DMARCの認証設定が要ります。

■ メールアドレスなしで、LINEだけで申し込みを受ける

申込方式を「LINEのみ」にすると、メールアドレスの入力なしで申し込みを受けられます。

すでにUTAGEのシナリオに登録されているLINE友だちに案内する使い方が想定されています。

注意点が2つ公式に書かれています。

・既存のイベントは申込方式を「LINEのみ」に変更できず、新規作成が要る

・有料イベントは決済代行会社の要件で、メールアドレスが必須項目として表示される

■ 申込者の管理

左メニューの「申込者」で状況を管理します。

参加状況は「参加予定」「参加済」「遅刻」「キャンセル（連絡あり）」「キャンセル（連絡なし）」「キャンセル（日程変更済）」の6つです。

成約状況は「未登録」「決済済」「決済予定」「検討中」「不成約」の5つです。

この2つのステータスは、リマインダ配信シナリオの配信条件としても使えます。

申込者自身に日程変更やキャンセルをしてもらう場合は、配信文に置き換え文字（日程変更ページURL・キャンセルページURL）を入れておきます。

管理画面からキャンセルすると、リマインダ側の読者情報も解除されます。

■ まとめ

・イベント・予約は、セミナー・説明会型と個別相談・個別予約型の2種類

・セミナー型はオンラインとオフラインの両方に対応し、定員を入れると残席数を表示できる

・個別相談型はGoogleカレンダー連携で空き時間を抽出し、Zoom・Google MeetのURLを自動発行できる

・リマインダ配信を「する」にすると、「イベント名＋リマインダ」のシナリオが自動作成される

・自動生成されるのはメール。LINEリマインドは同じシナリオに追加する

・送信タイミングは開催前・当日・開催後の5パターン、基準日は参加日時

・申込方式「LINEのみ」はメールアドレス不要。既存イベントは変更できず新規作成になる

・参加状況6種・成約状況5種で管理し、キャンセル時はリマインダも解除される

ここまで読んで「自分でやるのは不安だな」と感じた方へ。

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