月末のレシートの山、どうしていますか？ 個人事業主の経費記帳を「撮って入れるだけ」にする工夫

個人事業主や小さなお店の方から、よく聞くのがこの悩みです。

「レシートは財布とレジ横に溜まる一方で、月末にまとめて入力するのが本当にしんどい」

私自身、飲食の現場にいた頃は、閉店後にレシートを広げて表計算ソフトに打ち込む作業が毎月ありました。金額の打ち間違いも、科目の迷いも、だいたいこの時間に起きます。

■ 工夫は「フォルダを3つに分ける」だけ

最近のやり方はシンプルです。

1. スマホでレシートを撮る

2. クラウドのフォルダを「未処理」「処理済」「要確認」の3つに分ける

3. 「未処理」に入れた写真を、AIに日付・金額・店名・品目として読み取らせて、出納帳の表に1行ずつ書かせる

4. 読めたものは「処理済」へ。日付や金額が読めなかったものは、無理に記帳せず「要確認」へ

ポイントは4つ目です。AIの読み取りは便利ですが、間違えることもあります。だから「読めなかったら止める」「怪しい行には理由つきで印を付ける」という決め方にしておくと、後で自分が見直すときも安心です。記帳した行は必ず自分の目で確認してから「確認済み」にする。これだけは自動化しない方がいい部分だと思います。

■ 費用の目安

この仕組みはGoogleの道具だけで組めます。AIの読み取りにかかる費用は、レシート1枚あたり数十銭程度が目安です（利用する契約や時期で変わります）。月額の会計ツールを入れるほどではないけれど、手入力はもう限界、という方にはちょうどいい規模感です。

■ 注意点

大事なことをひとつ。この仕組みは「記帳を楽にする道具」であって、税金の判断をするものではありません。申告書の作成や税額の相談は、ご自身で国税庁の作成コーナーを使うか、税理士さんに相談してください。道具で楽になるのは「転記」の部分だけです。

■ 自分で組むのが大変な方へ

フォルダ分けの考え方はこの記事のとおりですが、「プログラムを組んで設置

する時間がない」という方のために、設置手順書つきのキットとしてサービスも出品しています。よければ覗いてみてください。