経理のAI自動化、失敗が怖い方へ。事故を防ぐ進め方の実例

「経理をAIで自動化したい。でも、お金の処理で間違いが起きたらと思うと踏み切れない」。自動化の外注を検討している経営者・担当者の方から、よく聞くお悩みです。実際、「やろうとして怖くなって止めた」「上から全自動にしろと言われて困っている」という声もいただきます。

私は中小企業向けのAI・DX支援を仕事にしています。結論から言うと、私自身が経理の自動化でやめたのは「いきなり全自動」でした。今回は、代わりにどう進めているかを、うまくいった話もこけた話も含めて正直に書きます。発注先を選ぶときの判断材料にもなるはずです。

「動いた」と「任せられる」は、まったく別のこと

経理は間違いが許されない業務です。チラシのコピーをAIに書かせて外したなら書き直せばいい。でもお金の処理を間違えたら、数字が動き、税金が動き、取引先との関係が動きます。

AI自動化でいちばん危ないのは、動いた瞬間の「おお、できた」を、そのまま「任せられる」だと勘違いすることです。目の前で動いたのは「動いた」だけで、「毎回、正しく動く」を見たわけではありません。ほとんど合っていても月に数件ずれるなら、結局人が全部見直すことになり、自動化した意味がなくなります。

私がやっている「シャドー運用」

そこで、「動いた」から「任せられる」への間に、ひとつ工程を挟んでいます。いわゆるシャドー運用です。

やることは単純です。表向きの経理はこれまで通り人が処理し、数字はそちらが正。AIは同じデータを裏側で同時に処理して、「自分ならこう分類します」という答えだけを出しておく。後から人の判断とAIの判断を並べて答え合わせをします。

- どれくらい一致したか

- どこがずれたか

- ずれたのはたまたまか、いつも同じ場所か

要は、新しく入った人にいきなり一人で締めをやらせないのと同じ発想です。人に対しては自然にやっていることを、AIに対してだけ飛ばしてしまう。これが事故のもとです。

この工程の一番の効果は、社内の会話が変わることでした。「けっこう合ってる気がする」「なんとなく不安」という気分の話が、「ここは合うが、ここは合わない」という数字の話になります。すると次にやることも自然に決まります。合わないところを潰す、それだけです。

それでも、こけます

支援先向けに請求書の読み取りをやっていたとき、ある取引先の様式だけがこちらの想定と違っていて、明細がずれて出たことがあります。同じ「請求書」でも、実物は会社ごとにぜんぜん違います。人間なら「見ればわかる」バラつきが、自動化にとっては全部つまずきの石になります。

どう直したか。ログを追って、その様式を1件ずつ覚えさせて直しました。魔法のような一手はありません。自動化は「作って終わり」ではなく、現場の例外が出るたびに手で潰していく地味な作業がついて回ります。導入の話は華やかに語られますが、実際に効いているのは間違いなくこちら側です。

うまさは、アクセルよりブレーキの設計で決まる

以前は「AIでどこまでできるか」を考えていました。今は「どこで止まるようにしておくか」を先に考えます。

- 迷ったら、勝手に決めずに人に回す

- 何をどう処理したかが、後から履歴として追える

- おかしいと気づいたときに、元に戻せる

止まる仕組みが入っていない自動化は、速いのではなく危ないだけです。そして「どこまでは人が確認するか」を決めるのは、現場ではなく経営側の仕事だと思っています。

任せる範囲は、精度が数字で見えてから、履歴が残る形で少しずつ広げます。一気に全部を任せて後から大きく戻ると、社内でAIの話がしにくくなります。信用は、取り戻すほうがずっと大変です。

それでも、経理の自動化はやる価値があります

経理は毎月必ず来る業務で、ここに人の時間が固定されているのは中小企業にとって重い話です。私が言いたいのは「やめておけ」ではなく「順番を飛ばすな」です。

もし自動化を外注するなら、発注前に一度だけ聞いてみてください。「精度は、どうやって確かめますか」と。シャドー運用のような検証工程や、止まる仕組みの設計まで答えが用意されている相手なら、安心して任せられるはずです。

請求書・領収書まわりの経理自動化は、出品サービス『請求書・領収書の入力業務をAIで自動化します』で承っています。この記事で書いたような検証を挟みながら、確認の残し方も含めて設計しますので、プロフィールの出品一覧からご覧ください。