月次集計でシートを何枚も開いていませんか｜スプレッドシート業務をAIで整える手順

「月初になると、同じスプレッドシートを何度も開き直している」

売上シート、経費シート、部門別シート、そして報告用のまとめシート。数字を引っ張ってきて貼り付け、桁を確認して、また戻る。この往復だけで午前中が終わる、という声をよく聞きます。

この記事では、スプレッドシートの月次業務を「AIに任せる部分」と「仕組みで消す部分」に分けて整理します。

手作業が残るのは「集計」ではなく「つなぎ込み」

集計そのものはSUMIFやQUERYで終わります。時間を食っているのは、シートAからシートBへ値を移す作業、フォーマットを整える作業、抜けをチェックする作業です。いわゆる「つなぎ込み」の部分です。

ここは人がやると必ずミスが出ますし、担当者が休むと止まります。まっさきに仕組みに置き換えるべき領域です。

AIに書かせるべきはGASのコード

スプレッドシートのつなぎ込みは、Google Apps Script（GAS）で自動化できます。ただし多くの人が止まるのは「コードが書けない」からです。ここをAIに任せます。

重要なのは、いきなり「自動化して」と頒まないことです。シートの構造（シート名・列名・データの開始行）を先に伝えると、動くコードが返ってくる確率が大きく上がります。

そのまま使える依頼文

あなたはGoogle Apps Scriptの専門家です。次の処理を行うコードを書いてください。スプレッドシート「月次管理」の中に、シート「売上」（A列：日付、B列：部門、C列：金額、2行目から）とシート「集計」があります。「売上」の当月分を部門ごとに合計し、「集計」のA列に部門名、B列に合計金額を書き出してください。エラー処理も含めてください。

返ってきたコードは、必ずコピーを取ったテスト用シートで動かしてください。いきなり本番のシートで実行すると、上書きされたときに戻せません。

自動化しないほうがいい作業

判断が入る作業は自動化しないほうが安全です。たとえば「この金額は特殊要因なので除外する」といった処理は、条件が毎月変わるためコード化すると保守が大変になります。

数字を並べるところまでを自動化し、判断は人が行う。この線引きが、長く使える仕組みの条件です。

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