こんにちは！
ライティング系と音楽系のサービスを出品しているemiglia(エミリア)です。
今回は、ココナラにおける未受注案件のスケジュール管理について、語っていこうかなと思います。
以前、私のスケジュール管理の仕方についての記事を上げたのですが、この記事では「どうやって案件の進捗管理をしているか」という点について私なりのやり方を紹介しました。
今回は、進捗管理ではなく、まだ受注に至っていない「問い合わせ・相談」段階の「見込み案件」について、スケジュールに組み込むべきかどうかといったことについての内容となります。
＜未受注の案件はスケジュールに組み込む？＞
ココナラで、メッセージ宛に届いたお問い合わせや、見積もり・カスタマイズの相談に対して、返信した際に相手がすぐに購入してくれれば良いのですが、なかなか返信や反応が無いこともあります。
スケジュールを確保しているのに、なかなか購入されないとヤキモキしますし、結局購入を見送られてしまうと「折角スケジュール確保したのに……」となりますし、返信（購入）待ちの間に別の問い合わせや見積もり依頼が来た時に「どうしよう」と悩みますよね。
私は、受注が確定するまでは、スケジュールを確保しないようにしています。
問い合わせに対して「現時点でのスケジュールの案内」はしますが、その際には必ず「なお、ご購入前に他のお客様の急ぎの依頼などが入った場合はスケジュールが変動する可能性がございます」と伝えるようにしています。
そして、問い合わせ段階、見積もり相談段階の「見込み案件」は、「見込み」カウントすらせずに「ゼロ」として扱っています。
スケジュールには当然入れませんし、相手からの返事待ち状態であれば「ToDo」リストにも入れません。（自分が要返信状態のときのみToDoに入れます）
長年やってきて、これが最もメンタルを穏やかに保つ捉え方だな、と自分なりに辿り着きました。
＜受注前のフォローはする？＞
私は受注が確定する前は「ゼロ」扱いにしているため、問い合わせへの返事、見積もり相談で出した見積もりに対して、返信や反応が無い方のフォローは一切しません。（「先日お問い合わせいただいた件ですが……」など）
これによって逃してしまっている案件もあるかもしれませんが、経験上フォローしても「実は他の方に依頼することにして」など、購入を見送られたケースが多数を占めていたため、無意味という結論に至りました。
ただ、ごく稀に「あっ！忘れてました！今すぐ購入しますね」というお客様もいらっしゃったので、受注前にフォローすることで案件獲得につながる可能性もあるにはあります。
時間的にも気持ち的にも余裕があれば、フォローしてあげても良いかな、と思います。
「見積もり・カスタマイズの相談」で問い合わせがあり、メッセージから質問事項を送ったのに返信が来ないまま提案期日が来てしまったときは
先日お送りしたメッセージのお返事をお待ちしている状況でございますが、まだお返事いただけておりませんで、お見積りを算出できない状況でございます。
ただ、本日をご提案期日と設定いただいておりまして、提案か辞退かどちらかのアクションを起こさなければならず、お見積りを算出できないため暫定的に「辞退」とさせていただきます。
私から改めてお見積りをお送りすることが可能ですので、ご依頼を前向きに検討いただける場合は、ご返信のほどよろしくお願いいたします。
という内容のメッセージと共に「辞退」にしてしまいます。
たまに、見積もり提案ができれば、金額を入れて暫定提案する形で対応することもあるのですが、事前の擦り合わせができていない状態で購入されてしまうと厄介なので、辞退する方が圧倒的に多いです。
※ちなみに、ココナラの「見積もり・カスタマイズの相談」は、提案期日を過ぎても「提案or辞退」せず放置した場合、出品者に何かペナルティが発生することは無いそうです。（この機能がリリースされた頃に直接確認したのですが、今は変わっているかもしれません……）
ただ、個人的にダッシュボードの「見積もり相談回答率」が下がるのが嫌という気持ちで、必ず「提案」か「辞退」かどちらかアクションはするようにしています。
＜提案がなかなか購入されずに案内したスケジュールが変動する場合＞
問い合わせや、見積もり相談などへの対応で、スケジュールや納期の案内をしたとしましょう。
例えば4月1日に問い合わせがあり、「納期は4月20日頃です」と案内したものの、その後返信がないまま5日が経過した頃に、別の方から急ぎ対応の見積もり相談があったら、どうしますか？
「今この（新しい）お客さんの依頼を引き受けちゃうと、前に問い合わせしてきた人の納期が確実に後ろ倒しになってしまう」という状況で、前の方を優先して新規問い合わせを断るか、新しい方を優先するか、悩ましいですよね？
このようなケースになった際に、私は"具体的に日付で納期を案内していた場合"には、「他のお客様からお急ぎのご相談を頂いたため、本日中にお返事いただけない場合はそちらの方を優先させていただきます。スケジュールが変わりますので、ご依頼いただく際には改めて納期等のご案内をいたします」と連絡して、その日だけ待って返信が無ければ新しい人を優先します。
ただ、こういった事態にならないためにも問い合わせ・見積もり相談の段階では「具体的な日付での納期」の案内はしないようにしています。
「納期は通常ご発注より1週間程度を予定しております」
「他のお客様との兼ね合いにもよりますが、2週間程度お時間を頂戴しております」
といった形で案内するようにしています。
これにより、特に色々気にしたり、メッセージでフォローしたりせずに、新しい方の対応ができます。
おわりに
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
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