Excel管理が限界のサイン5つ

顧客の一覧、案件の管理、在庫、売上。多くの会社で、Excelは今もいちばん身近な管理の道具だと思います。手軽で、誰でも使えて、自由に作れる。だからこそ、気づかないうちに「Excelでは無理がある」状態になっていることがあります。

この記事では、Excelでの管理が限界に近づいているサインを5つ紹介し、Excelのままでできる改善と、システムに移すときの進め方をまとめます。

この記事でわかること
・Excel管理が限界に近いサイン5つ
・システムを作る前に、Excelのままできる改善
・システムに移すときの進め方

サイン1：どれが最新のファイルか分からない

「顧客リスト_最新.xlsx」「顧客リスト_最新_修正.xlsx」「顧客リスト_最終版.xlsx」。

ファイルをメールで送り合ったり、それぞれのパソコンに保存したりしていると、どれが最新なのか分からなくなります。古い情報のまま動いてしまうと、二重の連絡や、在庫の数え間違いにつながります。

Excelのままでできる改善は、保存場所を1つにすることです。OneDriveやSharePointに保存して共有すれば、ファイルは1つで済みます。Microsoftのヘルプによると、OneDriveやSharePointに保存したファイルは、バージョン履歴から以前の版を確認したり、元に戻したりできます。ただし、残せる期間や数には上限があり、設定にもよります。

サイン2：同時に編集できず、上書きの事故が起きる

「誰かが開いているので編集できない」「上書きしてしまい、人が入力した分が消えた」。こうした事故が起きているなら、サインです。

Microsoft 365では、複数の人が同時に同じブックを編集できる「共同編集」が使えます。Microsoftのヘルプでは、主に次のような条件が挙げられています。

・ファイルをOneDriveかSharePoint Onlineに保存している

・ファイル形式が .xlsx、.xlsm、.xlsb のいずれか

・パソコン版のExcelを使う場合は、Microsoft 365の最新版でサインインしている（ブラウザー版のExcelでも編集できる）

共同編集に対応していない版のExcelで、1人でも開いていると、ほかの人が編集できなくなることがある点にも注意が必要です。

サイン3：同じ情報を、何か所にも入力している

顧客の名前を、「顧客リスト」「見積書」「請求書」「案件表」に毎回打ち直していませんか。転記が多いほど、時間がかかり、打ち間違いも増えます。

これは、Excelが悪いというより、「データが1か所にまとまっていない」というサインです。表どうしの関係を整理するか、仕組みそのものを見直す時期に来ています。

サイン4：作った人しか直せない

複雑な関数、マクロ、いくつものシートをまたぐ参照。作った人が辞めたり、忙しくなったりすると、誰も直せなくなります。

数式がどこかで壊れていても、気づかないまま集計に使ってしまうこともあります。「あの人がいないと分からない」が増えてきたら、仕組みにする時期です。

サイン5：ファイルが重く、集計に時間がかかる

行が増えて、開くのにも保存するのにも時間がかかる。月末の集計のたびに、手作業でコピーと貼り付けを繰り返している。これも、限界が近いサインです。

Microsoftの「Excelの仕様と制限」によると、Excelの1つのシートは、最大で1,048,576行・16,384列まで扱えます。ただ、上限に届くずっと前でも、関数やデータが増えれば、動きは重くなっていきます。

こんなサインも

・見せたくない情報まで、全員が見られてしまう（人によって見られる範囲を分けたい）

・外出先やスマホから、見たり入力したりしたい

・誰がいつ何を変えたのか、記録を残したい

システムに移す前に、Excelのままできること

すぐにシステムを作らなくても、次の工夫だけで楽になることがあります。

・保存場所を1つにする（共有フォルダやクラウド）

・入力する表と、集計する表を分ける

・入力規則（プルダウン）で、書き方のばらつきを減らす

・1行に1件、という表の形にそろえる（セルの結合をやめる）

この形に整えておくと、あとでシステムに移すときも、データをそのまま生かせます。

システムに移すときの進め方

・1. いちばん困っている業務を1つ選ぶ（全部を一度に移さない）

・2. 今の表の項目と、「誰が・いつ・何を」入力しているかを書き出す

・3. 既製のクラウドサービス（顧客管理、在庫管理など）で足りるか、先に確かめる

・4. 足りない部分だけを作る

・5. しばらくはExcelと並べて使い、結果に違いがないか確かめる

いきなり大きなシステムを作ると、使われないまま終わる心配もあります。小さく始めて、使いながら育てていくのが安全です。

まとめ

Excel管理が限界に近いサインは、次の5つです。

・1. どれが最新のファイルか分からない

・2. 同時に編集できず、上書きの事故が起きる

・3. 同じ情報を、何か所にも入力している

・4. 作った人しか直せない

・5. ファイルが重く、集計に時間がかかる

当てはまるものが多ければ、まずはExcelのままでできる改善から。それでも追いつかなければ、システムを考える時期です。

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