まだExcelで大丈夫？｜業務システム化を考えたい5つのサイン

こんにちは。WAI SYSTEMSです。

「顧客リストも、売上も、在庫も、全部Excelで管理している」という会社は、まだまだ多いと思います。

Excelは誰でも使えて、自由に表を作れる優れたツールです。ただ、扱うデータや関わる人が増えてくると、少しずつ無理が出てきます。毎日「少し面倒だな」と感じる程度の変化なので、限界に気づきにくいのが厄介なところです。

今回は、業務システム化を考えたい5つのサインと、失敗しないためのポイントをまとめました。

サイン1：ファイルが重く、開くたびに待たされる

何年分ものデータを1つのファイルに足し続けると、開くだけで数十秒かかったり、保存のたびに固まったりします。最悪の場合、ファイルが壊れて開けなくなることもあります。毎日の数十秒も、社員全員で積み重なれば大きなロスです。

サイン2：同時編集で上書き事故が起きる

「誰かが開いているので編集できない」「Aさんの入力が、Bさんの保存で消えた」。「最新版_修正_田中.xlsx」のような似たファイルが増えて、どれが正しいのかわからなくなるのも典型的な症状です。

サイン3：作った人しか触れない

複雑な関数やマクロを組んだ担当者が異動・退職したとたん、誰も直せなくなる。「このセルは触らないで」という注意書きが増えてきたら、仕組みが一人の頭の中にしかない状態です。

サイン4：転記ミスや入力ミスが減らない

見積書から受注表へ、受注表から請求書へと、同じ情報を何度も手で写していると、ミスは避けられません。全角と半角の混在や日付の打ち間違いも、後で集計が合わない原因になります。

サイン5：月末の集計に何時間もかかる

複数のファイルからコピーして貼り合わせ、手作業で集計表を作る。これに毎月何時間もかかっていると、「先月の状況が今月半ばにやっとわかる」という状態になってしまいます。

セルフチェック

当てはまる項目の数を数えてみてください。

・ファイルを開く・保存するのに時間がかかる

・「最新版」「修正版」など、似た名前のファイルが複数ある

・同時に編集できず、ほかの人が閉じるのを待つことがある

・特定の人しか中身を理解していないファイルがある

・同じ情報を複数のファイルに入力している

・入力ミスや転記ミスが原因のトラブルが月に1回以上ある

・月末・月初の集計作業に半日以上かかる

・外出先や自宅から最新のデータを確認できない

0〜2個なら、今のExcelを工夫するだけで十分かもしれません。3〜5個なら、一部の業務からシステム化を検討する価値があります。6個以上なら、Excelの限界による損失がすでに出ている可能性が高い状態です。

選択肢は「開発」だけではありません

・Excelを改善して続ける：費用はほぼかからない。サインが少なく、使う人も少ない場合に

・クラウドサービスを使う：初期費用は低め、月額は利用人数に応じて。会計・勤怠など、どの会社でも共通の業務に

・業務システムを開発する：初期費用と保守費用がかかるが、自社の業務に合わせて作れる。独自の業務の流れや、複数の業務をまたいだデータ連携に

ITツールの導入には、国の「デジタル化・AI導入補助金」（旧IT導入補助金）が使える場合もあります。対象や公募時期は年度ごとに変わるので、最新の情報を確認してください。

失敗しないための3つのポイント

1. いきなり全部をシステム化しない

いちばん困っている業務、いちばん時間がかかっている業務を1つ選び、小さく始めるのが近道です。

2. 今のExcelを「設計書」として活かす

長年使ってきたExcelには、管理している項目や計算のしかたなど、業務のノウハウが詰まっています。今あるデータの移行も、最初から計画に入れておきましょう。

3. 実際に使う人の声を聞く

毎日入力する現場の人が使いやすくなければ、システムは定着しません。「どこが面倒か」を聞くことが大切です。

Excelからのシステム化、ご相談ください

WAI SYSTEMSでは、Excelや紙で管理している業務を、ブラウザで使えるWebシステムにするお手伝いをしています。どの業務から始めるのがよいか、整理するところからご相談いただけます。

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