変更履歴に残す5つの項目｜誰がいつ直したか分かる

「先月の請求、金額が違いませんか」と得意先から電話が来る。手元の管理表を開くと、確かに先方の言う額が入っている。ところが、こちらが先月出した請求書には別の額が印字されている。どこかの時点で誰かが直したことになるが、その形跡がどこにも残っていない。

結局、心当たりのありそうな人に片端から聞いて回ることになる。「あの案件、直しました？」「触っていないと思います」。悪気のある人はいない。ただ、一週間前に自分がどのセルを直したかを正確に覚えている人もいない。この電話一本のために、半日が消える。

当方はExcelや紙で回している業務をWebアプリに移す仕事をしていて、移した後にいちばん効いてくるのがこの部分だと感じている。困るのは「今いくらか」ではない。今の値はどちらの形でも出せる。出せないのは「なぜその値になったのか」のほうで、これは作る時点で何を記録すると決めたかでほぼ決まる。後から足しても、足す前の分は永久に残らない。

出せないのは「今の値」ではなく経緯

表計算でも業務アプリでも、今の値はどこかに持っている。金額の欄を見れば、いまいくらなのかは分かる。問題は、その数字が最初からそうだったのか、途中で誰かが直したのかを区別できないことだ。上書き保存は、前の値を静かに消していく。

後から説明を求められる場面は、思っているより多い。得意先からの問い合わせ、税理士からの確認、社内での前月比。どれも聞かれていることは同じ形で、「いつ、誰が、この一件をこう直した」の一文が出れば終わる。出なければ、関係者に聞いて回る時間が発生する。

今の値が正しいことは分かる。ただ、なぜその値になったのかを誰も説明できない

裏を返せば、記録として残す項目は、この一文を組み立てられるぶんだけあればいい。多く残すほど良いというものでもなく、記録が増えれば増えるほど、目的の一件は見つけにくくなる。何を残すかは、この一文が出せるかどうかで選ぶのがいちばん早い。

残すのは五つ

項目は五つに絞れる。いつ・誰が・どの一件を・何から何に・どの操作で。この五つが揃うと、さきほどの一文がそのまま作れる。逆にどれか一つでも欠けると、一文が途中で止まる。誰が直したかは分かるが金額が分からない、金額は分かるが誰かが分からない、という状態になる。

よくある作りは、表に「更新日時」と「更新者」の二列を足すだけのものだ。これでも変わったことは分かる。ただ、変わる前の値がどこにも残らないので、いくらだったのかは分からない。聞かれて困るのはたいてい前の値のほうなので、この二列だけでは肝心の場面で答えられない。

抜けやすいのは「何から何に」と「どの操作で」の二つです。前者は先ほどのとおり。後者は、登録と修正と取り消しをまとめて「更新」として扱ってしまうと起きる。あとから件数を数えたときに、新しく増えた分と直された分の区別がつかず、月ごとの件数が合わなくなる。

「誰が」も注意が要る。共有のIDでログインしている職場では、記録には残っても個人までは辿れない。履歴を残すと決めた時点で、一人一つのIDにする必要が出てくる。これは作りの話というより運用の話なので、着手の前に決めておいたほうがいい。

消したときの扱いを、先に決める

いちばん抜けるのが削除だ。行を消すと、その行に紐づいた履歴も一緒に消える作りになっていることが多い。すると「あったのに無い」という状態を説明できなくなる。「先月あった一件が見当たらない」と言われても、消えたのか最初から無かったのかを区別できない。

対処は単純で、消す代わりに「消した」という印を付けて残す。画面には出ないが、データとしては残っている状態にする。金額の取り消しも同じで、前の値を書き換えるのではなく、過去の数字は動かさず、打ち消す記録を一件足す。締めた後に直す必要が出たときも、この形なら先月配った資料と食い違わない。

この扱いを決めると、件数の数え方も同時に決まる。一覧に何件出すか、月次の集計に何件含めるか、消した分をどちらに数えるか。ここを決めずに進むと、同じ月の件数を聞かれたときに、見る画面によって答えが変わる。数字が合わないと言われる原因の一つがここにあります。

全部の表に付けると、探せなくなる

では全部の表に履歴を付ければいいかというと、そうでもない。付けるほどデータは増え、増えるほど目的の一件が埋もれる。検索した条件や画面を開いた記録まで全部残すと、肝心の金額の修正がその中に紛れてしまう。

絞り込む基準は、後から説明を求められるかどうかだ。金額・数量・状態が動く表に付けておけば、たいていの場面は足りる。逆に、その表の値が間違っていても誰にも聞かれないのであれば、履歴を持つ意味は薄い。全部に付けるか付けないかではなく、表ごとに決めていく。

請求額が間違っていれば誰かが損をする。検索の条件が残っていなくても、誰も損をしない。この線引きで、履歴を付ける表はかなり減ります。減らしたぶん、残した表の履歴は使われるようになる。件数が手に負える量に収まっていて初めて、記録は道具になる。

残しても、探せなければ同じこと

記録は取れているのに使われていない、というのはよくある。全社ぶんの履歴が一つの画面に時系列で並んでいるだけで、そこから目的の一件に辿り着けない形になっているからだ。件数が増えるほど、この画面は開かれなくなる。

必要なのは、その一件の画面から、その一件の履歴だけを開けることです。請求の明細を開いていて、そこに履歴の入口がある。押すと、その請求についての記録だけが新しい順に出る。これだけあれば、電話を受けながらその場で答えられる。

全体を横断して見る画面は、あれば便利だが後回しでよい。日付と人で絞り込める一覧が一つあれば足りることが多く、凝った検索を付けても使う場面は限られる。同じ手間をかけるなら、一件ごとの入口を先に作ったほうが効く。

誰に見せるかを決めておく

履歴は、データの記録であると同時に「誰が何をしたか」の記録でもある。全員が全員の操作を見られる形にすると、監視されていると受け取る人が出る。入力する量が多い人ほど、そう感じやすい。

落としどころは、自分の操作は自分で見られて、他人のぶんは管理する立場の人だけが見られる形あたりになる。線の引き方そのものは権限の話なので別に決めるとして、履歴の画面を誰に開くかだけは、作る前に決めておく。後から閉じるのは、最初から閉じておくより角が立つ。

残す期間も同じ時に決めておきたい。ずっと残すのか、何年で消すのか。決めていないとデータは増え続け、いざ整理しようとしたときに、消してよいと判断できる人が誰もいなくなる。年に一度見返すのか、問い合わせが来たときにだけ開くのか、使う場面から逆に決めるとよい。

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当方は元金融系のシステムエンジニアで、ココナラではExcel・紙で回している管理業務を、月額のかからない買い切りのWebアプリにする仕事を受けている。履歴に何を残すかは後から足せないので、作る前に画面の一覧を決める段階で一緒に決めています。まだ何を作るか固まっていない段階でも構いませんので、ココナラのメッセージからご相談ください。