脱Excelは全部やらなくていい｜残す表とやめる表

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ビジネス・マーケティング

2026/10/14 21:27

「脱Excelを進めよう」という話が出て、部内のファイルを数えてみたことがある。共有フォルダを開くと、今も使われているものだけで四十いくつあった。一覧にして、どれから手をつけるかを二回話し合い、それきり止まっている。

止まった理由は、優先順位が付かなかったことに尽きる。四十のうちどれを指しても「今のままでも一応回っている」と言えてしまう。緊急のものが一つもない一覧を前にすると、人はどこからも始められない。全部を対象にした瞬間、順番が決められなくなる。

そして実のところ、全部をやめる必要はない。Excelが今でも一番向いている仕事は残っている。残す表とやめる表の線を先に引くと、四十が五つか六つに減る。今回はその線の引き方と、両方が手元に残っている間の付き合い方を書きます。

一覧を作った時点で止まる

脱Excelという言葉は、対象が全部だと言っているように聞こえる。だから最初に一覧を作る。ところが一覧ができあがると、今度は一覧そのものが仕事になる。移す順番、影響の範囲、誰が使っているかの確認。手を動かす前の作業だけが積み上がって、半年が過ぎる。

実際に困っているのは、たいてい二つか三つの表だ。締めのたびに合わなくなるもの、コピーが人数分に増えているもの、毎月同じ貼り付けを繰り返しているもの。四十を平らに並べると、この二つか三つが他と同じ重さになって埋もれる。先に落とすべきなのは、困っていない表のほうです。

残していい表は、だいたい三種類

一つ目は、一人で使う下書き。頭の中を並べ替えるために書く表で、行を足したり消したりしながら形そのものが変わっていく。二つ目は、その場限りの分析。今月だけ、この件だけ、と期間が決まっているもの。三つ目は、印刷して配るための整形。決まった枠に数字を流し込んで紙にする作業だ。

共通しているのは、消えても誰も困らないという点だ。作った本人しか見ない。来月には使わない。元になった数字が別の場所に残っている。このどれかに当てはまる表は、わざわざ移す必要がない。表計算のほうが速いし、思いついた形にその場で変えられる。得意なことをやらせておけばいい。

移す側に回す四つの目印

逆に、次の四つが当てはまる表は、そのままにしておくと後で面倒が来る。複数人が同じファイルを触ること。誰がいつ直したかを後から確かめる必要があること。金額が入っていること。そして月をまたいで数字が積み上がっていくこと。

一つだけなら運用でしのげる。触る人が二人でも、声をかけ合えば当分は持つ。厄介なのは重なったときだ。金額が入っていて、複数人が触って、月をまたぐ。これが揃うと、ずれた瞬間ではなく締めの日に発覚する。二つ以上当てはまるなら、移す側に置くくらいの粗さでちょうどいい。

出す向きは、一方向に固定する

移すと決めても、Excelが完全に消えるわけではない。アプリに入れたデータを表計算で加工したい場面は残る。取引先ごとに並べ替えて眺めたい。会議の資料に貼りたい。経理の担当者に渡す形に変えたい。これは止める必要がない。CSVで出して、Excelで好きに加工してもらえばいい。

条件は一つだけだ。出す向きを一方向に固定して、戻す道を作らない。アプリから出す。Excelで加工する。その先で直したものをアプリに戻す、はやらない。戻す道を用意した瞬間、同じ情報が二か所にあって、どちらも入力できる状態が常設になる。

どちらが正しいか分からなくなるのは、二か所にあるからではなく、両方に入れられるからだ。

控えが二か所にあること自体は珍しくない。手元に写しを持つのは自然な行動だ。困るのは、両方が入力できてしまう場合に限る。片方が読むだけなら、食い違っていてもどちらが正かは決まっている。決まってさえいれば、直す先で迷うこともない。

どうしても戻したい場面はある。件数の多い修正を表計算で一気に直したい、というときだ。その場合もExcelを直接つなぐのではなく、取り込み用の口を一つ作る。いつ、誰が、どのファイルを取り込んだかが残る形にしておく。入力できる場所を増やすのではなく、入り口を一つに保ったまま手段だけを足す、という考え方です。