利用者は増えた。でも、現場が回らない。

利用の問い合わせが増え、予定表も埋まってきた。

事業所としては、うれしい変化です。

それなのに、職員の表情に余裕がない。

記録が後回しになり、管理者も送迎や現場対応から抜けられない。

「利用者は増えているのに、どうしてこんなに苦しいんだろう」

放課後等デイサービスの運営では、利用人数とあわせて、その時間に仕事がどう重なっているかを見たいところです。

例えば、こんな場面を考えてみます。

学校ごとに下校時刻が違い、職員が順番に迎えに出る。

事業所では、先に到着した子どもの受け入れ、持ち物の確認、トイレの付き添いが重なる。

そこへ保護者から電話が入り、予定していた活動の準備が止まる。

これは説明のための一例ですが、予定表の「利用○名」だけでは、こうした動きまでは見えてきません。

同じ利用人数でも、到着時刻、送迎先、必要な支援、職員の経験によって、仕事の重なり方は変わります。

子どもに必要な支援があることを前提に、それを支えられる体制を組む。それが運営側の役割だと考えています。

まず確認したいのは、次の３つです。

①どの時間帯に、対応が集中しているか

「一日中忙しい」で終わらせず、送迎出発時、到着直後、帰宅準備など、場面を分けて振り返ります。

②その時間、誰が何を担当しているか

送迎表だけでなく、事業所に残る職員の役割も並べます。受け入れ、活動、電話対応などが、一人に重なっていないか確認します。

③予定が変わったとき、誰が調整するか

送迎の遅れや職員の欠勤があったとき、その都度、現場の誰かが無理をしていないでしょうか。相談先と、見直す順番を共有しておきます。

工夫しても必要な支援を支えきれない場合は、職員体制や受け入れ方針まで見直す必要があります。「みんなでもう少し頑張ろう」だけでは、解決できないこともあります。

安定した収入は、職員の雇用と支援を続けるために大切です。同時に、利用が増えた先でも、一人ひとりに向き合える運営でありたい。

まずは一週間、忙しかった時間と重なった仕事を短く残してみませんか。職員の「大変だった」を、体制を考える材料にしていきたいですね。

福祉事業サポート みらいでは、業務の整理や役割分担表、現場で使う手順書の作成をお手伝いしています。

利用人数の先にある、一日の動きまで。一緒に整理していきましょう。