自動車エンジニア：メールって全部読んでます？私は読みません

私はメールが1日200~300件くるのですが、同じ環境の方って自動車業界だけでなく、中堅のエンジニアさんでも多いのではと思います。メールを全部まともに読むと、それだけで1日が終わってしまう感じです。

仕事ではOUTLOOKを使ってますが、以下の機能やコツで重要なもののみに目を通して、効率的にコミュニケーションをとってますので、役に立てばと思い共有します。

１．新着通知ウィンドウを表示する設定にして、通知する人を登録する

２．自分指定のメールを探す

３．返信は期待の150%くらいで返信する

１．新着通知ウィンドウを表示する設定にして、通知する人を登録する

指定した人からのメールが到着すると、ウィンドウがポップアップし、教えてくれます。これで、上司や重要なやりとりをする方からのメールは見逃さず読むことがきます。メールを書いている途中にこのウィンドウがあがると、強制的に邪魔されますので、イラっとしますが、到着したことを確実に把握でき、効果抜群です。

２．自分指定のメールを探す

メールの検索機能を使って、本文検索キーワードに、”●●様”と、自分の名前を入れます。そうすると、自分の名前が一切出てこないメールがはじかれて、自分の名前ののっているメールのみが探せます。要するにメールに自分の入ってないものは、全部スルーします。

３．返信は期待の150%くらいで返信する

これは自分の性格のせいかもしれませんが、メールは、送ったり送られたりのキャッチボールに向いてないと思ってます。（LINEのほうがよっぽど使い勝手が良いですね）

そこで、キャッチボールを減らすために、質問メールにチェーンメールがついていれば、その内容を見返して目的を理解してから返信したり、相手の立場から何を聞きたいのかわかれば、単純に聞かれたことにyes/noを返すだけでなく、”●●をしたければ、＊＊するのが良い”といったところまで付け加えて返答します。これで解決してしまう場合が結構あり、キャッチボール（さらなる質問）を減らすことができます。

それにしてもメール200～300件って、中堅のエンジニアさんにしたら、多いのか少ないのかわからないですが、これ以上増えても全部読めないことには変わりないです。

なので、メールを読める量しか受信してない人は、自分宛にメールを送っても自分がスルーしていたら、なんでメールを送ってるのに読んでくれないんだって、怒られてるんだろうな・・・（笑）。逆に、自分はメールを送っても読んでもらえてないとして、社内のあいてならskypeチャットを入れたりして、大切なメールは読んでもらえるよう行動します。社外なら電話で合わせて連絡しています。もう、メールだけでコミュニケーションとりきるのって崩壊していますね・・・。最後は愚痴でした。ではまた。