おはようございます。
今回は、話題のGPT-5を活用してB2B（企業間取引）のメール作成を試してみました。Microsoft 365 Copilot の契約がある方はぜひ試してみてください。契約がない方も、今後の可能性を感じていただけるかと思います。
メール作成のプロセスと驚きの結果
まず、わたしは、GPT-5にどのようなメールを作成してほしいのか、その構成要素を学習させました。例えば、件名、宛名、挨拶、本文、結びの言葉など、B2Bメールとして一般的な要素をインプットします。
例えば、みなさんの会社のメールの構成ルール、送信ルール、顧客とのやり取りのルールなどがありますね。
返信は使わず毎回新規作成するですとか、必ず自分ボールでコミュニケーションを終えないといけないとか・・・。
この構成を覚えさせます。
プロンプトの例 :
以下の構成でメールを書いてください。
#名乗りの一文
わたしは、テラアセンダントAIのTです。
#昨日のお礼
昨日はお忙しいところ打ち合わせの時間いただきましてありがとうございます。
#調査結果と回答
#クロージング
そして、実際にメールを作成させてみたところ、期待していた通りの構成で、自然で丁寧なメールが瞬く間に生成されました。
恐らくみなさんも衝撃的な結果を目にすることになるかもしれません。
人間による後処理は必要？その割合は？
完全に人の手を離れられるわけではありません。
やはりB2Bで取引先とやり取りするので、人間スルーというわけにはいきません。(B2C 作成から送信までチャレンジできると思います。)
生成されたメールに対して、人間の目での確認、つまり後処理が必要となります。
今回試した結果、人間の後処理の割合は約5%程度でした。
具体的には、改行や冒頭の文章(先日はありがとうございます。)とか。
他、唐突感をなくしたり、固い表現を少し柔らかくしたり、より具体的な情報を追記したりする程度の微調整です。
人間がゼロからメールを作成する労力と比較するとその差は歴然です。
後処理を大幅に減らすための秘訣
ここで重要なポイントがあります。
このコツは重要ですのでお役立てください。
もし、ITエンジニアリング(DXを目的とした製品の使い方とか)に関する質問に対して回答するようなメールを作成したい場合、最初にGPT-5に「書きたいメールの具体的な情報」を調査させるのです。
例えば、「〇〇社のネットワーク環境におけるセキュリティ対策の最新動向」について回答するメールを書きたいとします。
この場合、まずGPT-5に最新のセキュリティ情報を調査させ、その結果を基にメールを作成させるのです。
このステップを踏むことで、人間は事前に回答内容を把握・チェックできるため、生成されたメールの精度が向上し、後処理の必要性が大幅に減少します。調査と回答のメールを一回で書かせようとするよりも、この「事前調査」を挟むことが効率化の鍵となります。
メール内容のチェックもAIを活用
生成されたメールの内容をチェックする際も、AIの力を借りることができます。例えば、「技術的な正確性」「礼儀正しい表現」「誤字脱字の有無」など、具体的なチェック項目をGPT-5に指示することで、効率的に品質を確認できます。
人件費節約と業務効率化への貢献
今回の検証を通して、GPT-5を活用することで、人間がメールを作成するよりも約1/10程度の時間で同様の品質のメールを作成できることがわかりました。
これは、人件費の節約はもちろん、メール作成にかかる時間を大幅に短縮し、他の重要な業務にリソースを集中させることを可能にします。もちろん、適切なリソース配分は検討する必要があるでしょうが、業務効率化に大きく貢献することは間違いありません。
進化を続けるGPT-5の特徴
GPT-5は、以前のバージョンと比較して、文章の理解力、生成能力が格段に向上しています。より複雑な指示にも対応でき、文脈を踏まえた自然な文章生成が可能です。また、学習データも増強されており、幅広い分野の知識を活用することができます。
まとめ
今回のGPT-5によるB2Bメール作成の試みは、驚くべき効率化の可能性を示唆するものでした。Microsoft 365 Copilotの恩恵を受けられる環境であれば、ぜひ一度試してみてはいかがでしょうか。
人間の後処理を減らすには、学習させるプロンプトの改良を加え続けることです。この工夫で、さらなる効率化も期待できます。AIの進化は止まりません。今後もその動向を注視し、積極的に業務に取り入れていくことで、生産性の向上、そして新たな価値創造に繋げていけると確信しています。
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