ここでははじめてブログを書きます。防災士をしたりカラーセラピストをしたり、オルゴールアレンジを制作したり、なんなら作詞作曲もしちゃう人です。
今回はこのうち「防災」に関してです。現在、防災マニュアルの添削というサービスを公開しています。
「50,000円」は目安価格で、実際は見積もりを必須にしています。いろいろな状況を勘案してこれより安かったり高かったりしますが見積りさせていただきます。
実は、「防災マニュアル」に携わったのは前職の会社と、現職の会社(正社員として退職し引き続き契約社員で働いています)の各1回でしたが、前職の会社は新規事業がやたら立ち上がり、その都度事務フロー(業務の流れ)を考え、マニュアルを作るのが専門みたいになってました。
ちなみに、システム設計にも関わり、事務フローの設計と同時にして徹底的にマニュアル通り動くよう差配した結果、10万人くらいの顧客に月謝料金を請求するのに、それまで10件以上発生していた「請求ミス」を「ゼロが当たり前」の文化に変えた実績もあります。
すごいでしょ？(笑)
そんな自慢話はさておき、ちゃんとしたマニュアルを作成するのには「コツ」がいくつか存在します。今回は「それを添削する」と言っているのにも関わらず、公開しちゃいます！
ここで書かれた内容でうまくいかない！という方はサービスをご利用ください。
１．組織を把握する
「いや、なに当たり前の話を」、と思っているあなたは、組織の全体像を把握できていますか？誰が、どんな業務をして、それが誰につながって・・・。
多分、無理だと思います。
部署内はもとより、部署間も連携していますし、他の部署で動いた内容がまた違う部署につながって、と。それを全部把握できないので「部署長」が部署内を把握し、「部署長」どうしが出入口の連携をきちんと把握する。さらにその上に責任者がいたりもしますね。
部署長にこの感覚のない人間が着任すると、経験則上その部署は確実にコケます。何度も見てきました。
マニュアルの作成者は組織全体の「動き」を把握しないとなりません。なので、各部署の責任者や実務担当者に丁寧に聞き取りし、文書(図表含む)にそれを書き記していく。
実は、その完成刑が「現在の業務マニュアル」になります。「新しいマニュアル」を作るにあたってもまずはここから始まります。
防災マニュアルも同じで、「防災・減災」(日頃のそなえ)と「災害発生時」、「被災から事業再開まで」のそれぞれのフェーズで組織がどう動くか、防災の責任者は全体像を把握する必要があります。
「防災マニュアルがない」という組織も、文書化されていないだけでこれまでの慣例で動くことはあると思います。それを文書化することで「とりあえず現行の防災マニュアル」はできるはずです。
それを眺めて、うまくリレーが機能していない点、簡単にできるところ、やり方が古いところ、そういったところが「改善点」になるわけです。
２．階層化して作成する
まず、一般の業務マニュアルの話からですが、組織全体を円滑に動かすための「大きなマニュアル」があり、細かい話は「部署単位」のマニュアルに落とし込み、さらに細かい話は「係単位」のマニュアルに落とし込むという形にするのが理想です。
自分が普段携わらないところを延々と説明され、自分の担当業務の説明は実は2ページくらいしかない、そんなマニュアル見たくないですよね？(笑)。
そして、「階層化」しないと、末端の社員には知られてはならないこと(悪いことではないですよ)がバレてしまう、等の問題も出てきます。
防災は、「防災」というひとつの業務を「防災本部」(総務部門が担うことが多いですね)の階層、「部署長」の階層、「一般社員」の階層と分けることが考えられますね。「防災本部」と「それ以外」だけでも十分かもしれません。
３．上の階層のマニュアルから書く
繰り返し述べますが、部署は必ず連携しています。少なくともトップは各部署の連携を知っておく必要があります。部署間で出入りする情報・モノが変わらなければあとは下に任せておけばいいのです。ただ、その「出入り」の関係は「記述しておく」必要があります(見返せばいいので「覚えろ」とは言わない笑)。
そうすると「部署長」はその出入りの関係を壊さないように、部署内の業務を管理することになります。今度は「係」の連携。そして、「係の長」は係間の関係を壊さないように・・・と、最終的には「担当」に行きつきます。
この方式にすると、「マニュアルの構成」と「組織体系」が一致します。そしてもう一点、社員の「自由度」が増します(他に影響しないと分かれば業務手順は柔軟に変えていいことになります)。
防災マニュアルにも同じことが言え、例えば「備蓄要員は、社員にすみやかに物資を配給する」と記述しておけば、それをどうするかは「備蓄要員」のやりやすい方法を工夫してもらうことができるのです。要は、すみやかに物資が配給されればいいわけですから。
防災マニュアルの場合は、「防災本部」が「全体のマニュアル」をざっくり書いて、「防災本部内のこと」を「引き算」して「その他全員」のマニュアルにすることをおススメします。防災本部内は「死者が出た場合」とか見せたくないことを数多く抱えることになり、それは知らせるべき事項ではありませんので。
４．「人」を明確に書く
これは「具体的な名前」ではなく、「誰が」「誰から」「誰に」をハッキリと書き、今の組織に当てはめたときに具体的な顔が出て来なければなりません。
例えば「防災本部」「部署長」「●●担当」といった具合です。具体的に人の名前を入れてもいいかもしれませんが、人事異動の都度直すのは面倒ですよね。ちなみにこの表現でも部署名が変わったり組織図が変わったりとかした際はやはり「改訂」になります。
マニュアルは「何をどうする」ということを説明することが主目的で、実は肝心の「誰」が案外抜けていて、結果誰もやっていなかったというのは私も実は経験があります。
防災マニュアルで「誰が」が抜けているのは致命傷です。一刻を争う状況で「誰が」を決めていないと「お見合い」になってしまいます。同様に「誰の指示を受けて」「誰に対して」というのもハッキリ書いておかないと確実に動きが止まってしまいます。防災マニュアルで一番大事なことです。
５．気持ちを引き付ける工夫
これは、私が防災関係の資料を制作するときによく使います。私のTwitterでも時々ツイートしています。これ、コピペして使っていただいてOKです。
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防災の専門家が「常に防災を意識してください」っていうのをたまに聞きますね。でも、そんなの無理です。
私たちは「仕事」「人間関係」「恋愛」「家庭」「夢や目標」など多くの悩みを抱えて日々生きています。
・大きな災害のない年の自然災害による死者は年間約400人
・刑法犯の被害に遭った死者は年間約750人
・労働災害による死者は年間約900人
・交通事故による死者は年間約4000人
・自ら命を絶ってしまった人は年間約20000人(東日本大震災の死者とほぼ同じ)
防災は決して「優先事項」ではありません。それでも、自然はある日突然私たちに牙をむきます。
(災害の写真)
あなた自身と、あなたの大切な人の笑顔を絶やさないよう、時々このマニュアルを見返してくださいね。
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防災マニュアルや防災研修なのに「防災は優先事項じゃない」と敢えて言いきっちゃうことで、「別に防災なんて・・・」と思っている大半の皆さんが「おっ!?」と思うのです。そして、目を向けてくれます。
もうひとつは、「この災害で何が起きるか」をきちんとイメージしてもらうこと。例えば、「当社の所在地で想定される最大震度は７です。震度７は・・・(このへんは気象庁さんから引用してください)」と書いた上で、「では、今震度７の地震が来たら周りがどうなるか1分間考えてみてください」として、「我が事」に考えてもらいます。
これは「防災研修資料」のテクニックですが、防災マニュアルの中に入れても何ら不自然ではないです。これをやるために被害想定をしっかり調べる必要はあります。
他にも、分かりやすい図表や、文字の間隔、ページの余白、大人心をくすぐる仕掛けなど、いろいろと知恵を絞ってみてください。
まとめ
マニュアル制作はとても大変な仕事ではありますが、「今の組織像」を体系的に見直すいい機会です。「組織像を誰もきちんと押さえていない組織」はぐっちゃぐちゃですからね(実際そういう組織も見てきました)。
そして、コロナ禍にある今、ワクチン接種でようやくトンネルの出口が見えてきていてはいますが、「元通り」とは絶対ならないわけです。多くの会社で徹底的なコストダウンを求められるでしょうし、企業によってはテレワークを日常とすることも出てくるでしょう。
そうなった場合、「マニュアル」は大きく変わっていくことになります。変えるなら「今」。厳密に言うと「今から」。
現況を電子文書で書き起こしておいて、変更があれば書き変えるの繰り返しがしばらく続くと思います。
防災マニュアルもまたしかり。テレワークの社員が被災したときの対応は、等を決めていく必要があり、そのへんを踏まえると防災マニュアル全体が変わるかもしれません。
もし、これをご覧のあなたが防災マニュアルでも普通の業務マニュアルでも見直す必要性を感じたら、まずは自力でできるところまでやってみてください。それでも、うまくいかない場合は、(防災と書いてますがそうじゃなくてもいいです笑)私がお役に立てる範囲でお役に立ちたいと思います。
それでは、最後までご覧くださいましてありがとうございました。
