Googleフォームに届いた問い合わせを、スプレッドシートへの記録からお客様への自動返信、担当者への通知まで自動で処理する仕組みをお作りします。
Google Apps Script(GAS)で動くため、新しいソフトの契約や月額費用はかかりません。今お使いのGoogleアカウントでそのまま使えます。
■こんなお悩みはありませんか?
・問い合わせへの返信を忘れてしまうことがある
・届いた問い合わせをエクセルに手作業で書き写している
・誰がどの問い合わせに対応したのか、チームで共有できていない
・外出中や現場作業中に、問い合わせに気づけない
■できること
1. スプレッドシートに自動記録
問い合わせごとに受付番号(例:Q-20261105-0001)をつけて一覧に追加します。
2. お客様へ自動返信
「お問い合わせを受け付けました」という自動返信を、送信後すぐにお届けします。
3. 担当者へ新着通知
スマホに通知が届き、その通知に返信するとお客様に直接届きます。
4. 対応状況の管理
「未対応/対応中/完了」をプルダウンで選ぶだけで、チームで状況を共有できます。
5. 未対応のお知らせ
一定時間対応していない問い合わせを、毎朝まとめて担当者にお知らせします。
■カスタマイズ例
・質問項目を業種に合わせて変更(見積もり依頼、予約、資料請求など)
・自動返信の文面、会社名、署名の設定
・通知先を複数の担当者に設定
・リマインドの時刻や条件の変更
■ご依頼の流れ
1. トークルームで、現在の問い合わせ対応の流れや、ご希望の内容をお聞きします
2. 内容に合わせて仕組みを作成します
3. テスト送信で動作を確認します
4. 使い方の説明とあわせて納品します
■ご用意いただくもの
・Googleアカウント
・自動返信に使いたい会社名や文面(こちらで下書きすることもできます)
■ご注意
・Googleのサービス(フォーム、スプレッドシート、Gmail)を使った仕組みです
・Googleの仕様により、1日に自動送信できる件数に上限があります
・やりとりはすべてココナラのトークルーム内で行います
「こんなこともできる?」というご相談も歓迎です。見積書の作成や、ほかの事務作業の自動化もお気軽にご相談ください。
ご購入前に、トークルームで以下の内容をお知らせください。
・現在の問い合わせの受け方(Googleフォーム、電話、Gmailなど)
・フォームに入れたい質問項目(例:お名前、連絡先、内容)
・自動返信に使いたい会社名・署名・案内文(未定の場合はこちらで下書きします)
・通知を受け取る担当者の人数
【できること】
Googleフォーム・スプレッドシート・Gmailを使った問い合わせ対応の自動化
【できないこと】
・Google以外のサービス(独自サーバー、他社の予約システムなど)との連携
・お客様のGoogleアカウントのIDやパスワードをお預かりすること
納品は、設定済みのプログラムと、画像つきの導入手順のお渡しになります。手順どおりに進めれば10分ほどで使い始められます。わからない点はトークルームでサポートします。