ホームページの問い合わせフォームから届いた内容を、Google スプレッドシートに 1 行ずつ記録し、担当の方へメール・Slack・Discord・LINE でお知らせする仕組みを、御社のフォームに合わせて設定します。送ってくださった方には、受付番号つきの自動返信が届きます。Google Apps Script(GAS)で動くので、月額のフォームサービスやサーバーは必要ありません。
■ 設定した仕組みでできること
・届いた内容を、受付日時・受付番号・各項目の列で 1 行ずつ記録します
・担当の方へ、決めた通知先に 1 通でお知らせします(2 か所に同時に送ることもできます)
・送ってくださった方へ、受付番号つきの自動返信をお送りします。件名と本文は御社の文面にします
・送信ボタンを 2 回押されても、10 分以内の同じ内容は 1 件にまとめます
・人には見えない欄で迷惑な送信を見分け、記録も通知もしません
・設定の書き間違いで処理できなかったときは、通知先にエラーを 1 通送ります
■ こちらで行うこと
・お送りいただいたフォームの項目に合わせて、記録する列・必須の項目・通知と自動返信の文面を決めます
・設定をまとめたファイルと、御社の項目に合わせたフォームの見本(HTML)をお作りします
・御社向けの設定手順書を、画面の写真つきで書きます
・設定が終わり、試しの送信が届くまで、トークルームでご案内します
■ お届けするもの
・キット一式。キットの利用料は価格に含まれます(1 事業者の業務で、翌月以降もそのままお使いいただけます)
・御社の項目に合わせた設定のファイル(スプレッドシートに読み込むだけで入ります)
・御社の項目に合わせたフォームの見本(HTML)
・御社向けの設定手順書
■ お客さまにお願いすること
・手順書に沿って、御社の Google アカウントのスプレッドシートにファイルを貼り、読み込みます
・Google の許可の画面で、許可のボタンを押します。許可は、そのアカウントの持ち主の方にしかできません
・ウェブアプリとして公開し、出てきた送信先をフォームに貼ります
・Slack・LINE に届ける場合は、通知の受け取り先を作って設定欄に貼ります(作り方も手順書にあります)
■ 完了の確認方法
フォームから試しに 1 件送り、表に 1 行入って、通知と自動返信が届けば完了です。届かないときは、その画面の写真をトークルームでお送りください。原因を調べ、次に押す場所や直したファイルをお送りします。
■ 含まれないもの
・Google フォームの設定(この出品は、ホームページに置くフォームが対象です)
・ホームページの管理画面での作業や、デザインの作り直し
・2 つ目以降のフォーム、予約の枠・定員の管理、ファイル添付の受け取り
やり取りはすべてトークルームのメッセージとファイルで行い、ビデオ通話や画面共有は行いません。お届け日数は、お支払いと「購入にあたってのお願い」の内容がそろった日から数えます。
ご購入の前に、次の点をご確認ください。
・対象は、ホームページに置く問い合わせフォーム 1 つです。フォームの HTML を書き換えられるか、新しい HTML を貼れる場所があるサイトでお使いいただけます
・スクリプトは御社の Google アカウントのスプレッドシートに、御社の操作で置いていただきます。パスワードやログインの情報はお預かりしません
・Google の許可の画面は、アカウントの持ち主の方が押す必要があります
・会社の Google Workspace をお使いの場合、管理者の設定でスクリプトの許可が止められていることがあります
・メールの自動返信は、Google の 1 日の送信の上限の中で送ります
ご注文の際に、次をお知らせください。
1. フォームの項目(項目の名前と、必須かどうか)。今のフォームの HTML か、画面の写真で構いません
2. 通知先(メール・Slack・Discord・LINE のどれか)
3. 自動返信の差出人の名前と、入れたい文面(無ければこちらで案をお作りします)
4. 個人の Gmail か、会社の Google Workspace か