目視チェックを無くす照合シートを作ります

毎月の照合作業に、どれくらい時間を使っていますか。 請求書の一覧と入金明細。注文リストと発送済みリスト。 申込者名簿と入金者名簿。この2つを並べて、上から1件ずつ目で追う。 見落とせないので、集中して、何度も見返す。 その作業を、貼り付けるだけで終わる形にします。 ■ できること 2つのデータを突き合わせ、次の4つを自動で表示します。 ・片方にしか無いもの(未入金・未発送・登録漏れなど) ・両方にあるが、金額や数量が違うもの ・同じものが二重に存在するもの ・想定していないもの(請求に無い入金など) 結果は行ごとに色分けされ、上部に「一致120件・要確認3件」のような 件数の要約が出ます。開いた瞬間に、どこを見ればいいかが分かります。 ■ 実務の「あるある」に対応します 現場のデータは、きれいに揃っていないのが普通です。 ・表記のゆれ(例：全角と半角、大文字と小文字、余分なスペース) ・記号の有無(例：「INV-1001」と「INV1001」) ・振込手数料が引かれた入金(例：440円だけ足りない) ・番号が摘要に入っていたり、いなかったり こうした「完全一致では引っかからないもの」を吸収する設計にします。 手数料と思われる少額の差は、金額の相違とは分けて表示します。 ■ マクロ(VBA)は使いません 標準の関数と条件付き書式だけで作ります。 ・セキュリティでマクロが無効化されている環境でも動きます ・「マクロを含むファイル」の警告が出ません ・中身が見えるので、後からご自身で調整できます ・月額のサービスや外部ツールに依存しません ■ 現役の事務職が作ります 私はエンジニアではありません。請求書の作成、入金の消込、 データの照合や集計を日常的に行っている事務職です。 専門用語ではなく普段の言葉でご相談いただけますし、 「この項目は例外扱いになる」といった現場の事情を前提に設計できます。 ■ 納品するもの ・完成したExcelファイル(.xlsx)をトークルームに添付でお渡しします ・使い方をまとめた「はじめにお読みください」シート(同ファイル内) 数式の箇所には保護をかけてお渡しするため、 誤って上書きしてしまう事故を防げます。 ■ 対応できること ・2つのデータを1つの項目(請求番号・氏名など)で照合し、 　一致 / 片方にしか無い / 金額の相違 / 重複 の4つを判定 ・Excelファイル(.xlsx)での納品 ・データ1万行までの照合 ・項目名の変更、不要な列の削除、色や文言の調整(1〜2箇所は料金内) ・判定基準のご相談(手数料と見なす金額の範囲など) ■ 対応していないこと ・マクロ(VBA)を使った処理 ・外部サービスとの連携(メール送信、チャット通知、API接続など) ・1万行を超える大量データ ・会計ソフトや基幹システムそのものの操作 ■ 情報の取り扱いについて 実際のデータ(取引先名や個人情報など)はお預かりしません。 項目名と、内容が分かる程度のダミーデータをご用意いただければ制作できます。 やり取り・ファイルの受け渡しは、すべてココナラのトークルーム内で完結します。 まずはお気軽にご相談ください。 「こういう表を見比べているのですが、できますか」だけで大丈夫です。