電子帳簿保存法｜データで受け取った領収書の保存の基本と、記帳前に整えたいこと

こんにちは、ゼロ分です。

税理士業界で8年、記帳や月次決算の実務に携わってきました。

メールやWebサイトでダウンロードした領収書を、つい印刷して保管していませんか？「電子帳簿保存法」という言葉は聞くけれど、結局どうすればいいのか分からない、という声をよく聞きます。今回は、データで受け取った領収書の保存について、基本の考え方を整理します。

1. データで受け取った領収書は、データのまま残すのが基本

メールに添付されたPDFや、Webサイトからダウンロードした領収書のように、最初からデータで受け取ったものは、データのまま保存するのが基本の考え方です。

紙に印刷して保管するだけでは足りない場合があるため、受け取ったデータそのものを残しておく習慣が大切になります。

なお、紙で受け取った領収書は、これまでどおり紙で保管する方法もあります。「データで受け取ったもの」と「紙で受け取ったもの」を分けて考えると整理しやすくなります。

2. 保存するときに意識したいこと

データを保存するときは、あとから探せる状態にしておくことがポイントです。細かな要件は決まっているため、詳しくは国税庁などの公的な案内で確認してください。実務の面では、次のような工夫が役に立ちます。

・ファイル名に日付・取引先・金額を入れておく

・月ごとや取引先ごとにフォルダを分ける

・保存したデータを勝手に書き換えない

・パソコンの故障に備えて、バックアップを取る

ファイル名のルールを最初に決めておくと、帳簿と見比べるときにも迷いません。

3. 帳簿とのつなぎ方を決めておく

データを保存しただけでは、記帳のときに「どの取引の領収書か」が分からなくなってしまいます。そこで、帳簿の摘要欄に取引先名や日付をそろえて書き、ファイル名と対応させておくと、あとから確認しやすくなります。

会計ソフトによっては、領収書の画像やデータを取引に添付できる機能があります。使っているソフトにその機能があれば、保存と記帳を同時に済ませられるので、手間を減らせます。

まとめ：データで受け取ったら、データのまま、探せる形で残す

データで受け取った領収書は、データのまま残し、あとから探せるように整えておくことが基本です。ファイル名のルールとフォルダ分けを決め、帳簿とひもづけておけば、日々の負担は小さくなります。細かな要件は、公的な案内も合わせて確認しておきましょう。

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