居宅ケアマネの認定期限管理｜更新前に確認したい3つのポイント

居宅ケアマネの業務では、利用者ごとの認定有効期間を把握しながら、更新申請や認定調査、その後のケアプラン対応を進める必要があります。

ところが、期限を利用者別のメモや予定表に分けていると、「期限日は分かるけれど、次に何を確認するのか分からない」という状態になりがちです。

認定期限管理で大切なのは、満了日を記録することだけではありません。今回は、更新直前に慌てないために確認したい3つのポイントを整理します。

1．満了日だけでなく「確認を始める日」も管理する

要介護認定の更新申請は、介護保険法施行規則上、認定有効期間の満了日の60日前から満了日までの間に行うものとされています。

そのため、管理表には満了日だけでなく、少なくとも次の項目を整理しておくと確認しやすくなります。

・認定有効期間の満了日

・更新申請を確認し始める日

・事業所内で担当者が確認する日

・現在の対応状況

満了日だけを見ていると、気づいた時点ですでに準備期間が短くなっていることがあります。「いつまでか」と「いつから動くか」を分けて管理するのがポイントです。

なお、実際の申請方法や必要書類は保険者によって確認が必要です。担当する市区町村の最新案内に沿って対応してください。

2．更新手続きの状況を曖昧にしない

期限を把握していても、「申請したかどうか」「認定調査が終わったか」「結果が届いたか」が分からなければ、次の行動を判断できません。

管理表を作る場合は、例えば次のように状況を分けます。

・未確認

・申請準備中

・申請済み

・認定調査待ち・実施済み

・結果待ち

・新しい認定内容を確認済み

空欄のままにすると、「対応不要」なのか「確認を忘れている」のか判別できません。未確認も一つの状態として表示すると、確認漏れを見つけやすくなります。

ただし、管理項目を増やしすぎると入力が続かなくなります。事業所で実際に確認する項目に絞り、誰が見ても現在地が分かる形にしておくことが大切です。

3．認定期限と月次業務を同じ確認習慣に組み込む

認定期限だけ別の表で管理すると、忙しい月ほど表を開く回数が減る可能性があります。

そこで、毎月必ず行う業務確認と認定期限の確認を同じタイミングにまとめます。例えば、月初や給付管理前など、事業所内で決めた日に一覧を確認する方法です。

確認時には、次の4点を順番に見ます。

1. 直近で認定期限を迎える利用者はいないか

2. 更新申請の確認が必要な利用者はいないか

3. 認定結果の確認待ちになっていないか

4. 今月の定例業務に未確認項目がないか

期限管理を「思い出した時に見る表」ではなく、「毎月開く表」にすると、確認作業を習慣にしやすくなります。

Excelで管理するときの確認項目

現在の管理方法を見直す場合は、まず以下を確認してみてください。

・認定期限が一覧で確認できる

・期限が近い利用者を見つけやすい

・対応状況が空欄のままにならない

・次に確認する内容が分かる

・毎月の業務確認と一緒に見直せる

・担当者以外が見ても状況を理解できる

すべてを一度に作り込む必要はありません。まずは、満了日と次の確認事項を同じ一覧で見られる状態から始めると運用しやすくなります。

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※本商品は業務上の確認を補助するツールです。更新手続きの完了や期限管理の結果を保証するものではありません。実際の手続きは、各保険者の最新情報と所属事業所の運用ルールをご確認ください。利用者情報を取り扱う際は、事業所の個人情報保護方針に従って管理してください。

参考

・e-Gov法令検索「介護保険法施行規則」第39条（要介護更新認定の申請期間）

・厚生労働省「サービス利用までの流れ」