居宅ケアマネの認定期限・月次業務をExcelでまとめて管理する方法

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認定期限や毎月の業務を、記憶や複数のメモだけで管理していませんか。

居宅介護支援では、認定終了日、モニタリング、提供票、ケアプラン確認など、確認する時期が異なる業務が並行します。情報が複数の表や付箋、個人メモに分かれると、「次に確認する利用者」が見えにくくなります。

今回は、居宅ケアマネが認定期限と月次業務をExcelでまとめて確認するときの整理方法を紹介します。

【1．認定終了日から残日数を表示する】

利用者名と認定終了日だけでなく、「今日からあと何日か」を表示すると、優先順位を判断しやすくなります。

さらに、90日以内、60日以内、30日以内、期限超過を色分けしておくと、一覧を開いたときに確認が必要な利用者を見つけやすくなります。

【2．月次業務は期限管理と分けて確認する】

認定期限だけを管理しても、毎月のモニタリングや提供票、ケアプラン確認の進捗は把握できません。

同じExcelの中に月次業務の確認欄を設け、「未確認」「確認中」「完了」などの状態を記録すると、月末にまとめて確認する状態を避けやすくなります。

【3．翌月に必要な準備を先に一覧化する】

今月の業務だけでなく、翌月に認定期限やケアプラン確認が近づく利用者も一覧にすると、次月の準備を始めやすくなります。

管理表を細かくしすぎると入力が続かないため、最初は「期限」「状態」「次に行うこと」に絞るのがポイントです。

【実務で使うときの注意点】

Excelは確認を補助する道具であり、介護保険上の判断や法定帳票の代わりにはなりません。所属先の運用ルールに合わせ、入力内容は必ず人が確認してください。

また、実在する利用者情報を生成AIや外部サービスへ入力・送信しないようにします。事業所内で管理し、アクセス権限や保存場所も決めておく必要があります。

【作成したExcelテンプレート】

今回の考え方をもとに、「居宅ケアマネ向け｜認定期限・月次業務管理Excel」を作成しました。

認定終了日までの残日数と90日・60日・30日の色分け、月次業務、翌月準備を1つのExcelで確認できます。最大60名まで登録でき、マクロは使用していません。

詳しい収録内容と利用条件は、商品ページで確認できます。

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