ChatGPTを仕事で使う前に知っておきたい、始め方と3つのコツ

はじめまして、ジンです。本業は人事・総務で、議事録の作成やデータ整理などの事務作業をしています。

「AIを使ってみたいけれど、何から始めればいいか分からない」という声をよく聞きます。登録しただけで止まっている、という方も多いようです。この記事では、会社員が仕事でAIを使い始めるための基本と、つまずきやすいポイントをまとめました。

始め方：まず1つの作業だけに使う

最初から全部の仕事をAIに任せようとすると、だいたい挫折します。おすすめは「会議メモの整理」「定型メールの下書き」のように、毎週発生する作業を1つだけ決めて、そこに使うことです。効果が見えると、次に広げたくなります。

コツ1：役割と「出力の形」を指定する

「このメモを議事録にして」と頼むだけでは、メモの言い換え程度のものが返ってきがちです。たとえば、次のように頼み方を変えます。

改善前：「このメモを議事録にして」

改善後：「あなたは議事録の作成担当です。次の会議メモを【概要】【決まったこと】【やること（担当・期限）】【まだ決まっていないこと】の4項目に分けてまとめてください」

役割と項目を指定するだけで、そのまま共有できる形に近づきます。

コツ2：「推測で補わないで」と伝える

AIは、書かれていないことをそれらしく補ってしまうことがあります。議事録や報告書では事故のもとです。「書かれていないことは推測で補わず、『記載なし』と書いてください」と一言添えるのが有効です。それでも数字・日付・固有名詞は、必ず元の資料と見比べて確認してください。

コツ3：会社で使うときの線引きを決める

便利さの反面、入れてはいけない情報があります。顧客名や個人情報、社外秘の数字などはそのまま入力しないこと。内容を伏せた形や架空の例に置き換えても、活用の練習には十分使えます。勤務先にAI利用のルールがある場合は、それに従ってください。

まとめ

・最初は1つの作業に絞る

・役割と出力の形を指定する

・推測で補わせない指示を入れる

・機密情報は入れない、数字は照合する

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