問い合わせ返信で条件を言い切らないために｜FAQの記入例

「希望日を送ったら予約確定ですか？」。返信文を整えるときは、読みやすさと一緒に、回答の根拠も確認したいところです。

たとえば、自社資料に「予約は希望日時を伺ってから担当者が確定します」と書かれているなら、次のように記録します。以下は実在するサービスではなく、商品の架空見本の一部です。

質問：希望日を送れば予約確定ですか？

回答案：予約は希望日時を伺ってから担当者が確定します。

根拠：資料S4「予約は希望日時を伺ってから担当者が確定します」

一方、資料に当日予約の可否がなければ、「当日でも可能」と推測せず「要確認」として担当者へ回します。

質問：当日予約できますか？

回答案：資料では確認できません。担当者の確認後にご案内します。

根拠：未確認

回答と根拠を一緒に残すと、担当者が何を確認すべきかを見返せます。確認前の案を、そのまま確定回答として使わないことが大切です。

自社の公開資料をもとにFAQや返信文を整えたい方向けに、記入式キットを販売しています。

「問い合わせ返信・FAQテンプレート｜小規模事業向け・根拠を残す記入式キット」

1,000円／UTF-8のTXTファイル1点・6章。

公開資料台帳8枠、FAQ記入欄10枠、返信文5種類、架空例、使い方、チェック表を収録しています。

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購入者ご自身で編集する文書です。個別制作・添削・自動返信の仕組みは含みません。有料AIや専用ソフトは不要です。キット本体や見本の再販売・再配布はできません。生成AIを活用して作成・整理しています。架空例は実績ではなく、正確性・法令適合や売上の増加を保証するものではありません。