会議メモが散らかるときは「3つに分ける」だけで読みやすくなります

会議のあとにメモを見返して、「何が決まったのか分からない」と感じたことはありませんか。

会議メモが読みにくくなる一番の原因は、いろいろな内容が1つの流れに混ざっていることです。そこで、メモを次の3つに分けるだけで、あとから読み返しやすくなります。

■ 1. 決定事項

会議で「決まったこと」だけを書きます。

・発売時期は3月にする

・価格は据え置きにする

ポイントは、「〜という意見が出た」ではなく、「〜に決まった」という形で書くことです。

■ 2. ToDo（やること）

決まったことを進めるために、「だれが・何を・いつまでに」を書きます。

・Aさん：資料の最終版を作る（金曜まで）

担当者と期限が入っていないと、あとで「だれがやるんだっけ？」となりやすくなります。

■ 3. 保留事項

その場では決まらなかったことを書きます。

・販促予算の上限（次回までに確認）

ここを分けておくと、次の会議で話し合うことが、そのまま見つかります。

■ 整理の手順

1. メモを読み直して、「決まったこと」に線を引く

2. 「やること」を拾って、担当者と期限を足す

3. 残ったものの中で、結論が出ていないものを保留事項に移す

慣れると、目安として10分ほどで整理できます。

■ 整理前と整理後の例

【整理前】

新製品は3月でいこう。価格は今のままで。販促の予算はまだ。資料はAさんが金曜までに。

【整理後】

決定事項：発売時期は3月／価格は据え置き

ToDo：Aさん／資料の最終版を作る（金曜まで）

保留事項：販促予算の上限（次回までに確認）

同じ内容でも、3つに分けるだけで、あとから読む人が迷いにくくなります。

■ 整理する時間が取れないときは

私のサービス「会議メモ・議事録を読みやすく整理します」で、お手伝いできます。メモを貼り付けていただければ、要点を整理してお返しします。決定事項・ToDoの抽出は、有料オプションで対応しています。個人情報や社外秘は、伏せてお送りください。