文字起こしをそのまま議事録にしない方がいい理由｜読みやすく整理する5つのポイント

会議や打ち合わせを文字起こしすると、発言内容を残すことはできます。

ただ、文字起こしされた文章をそのまま読み返してみると、

「長くて読むのが大変」

「結局何が決まったのか分からない」

「重要な話がどこにあるのか探しにくい」

ということも少なくありません。

文字起こしと議事録は、似ているようで役割が少し違います。

文字起こしは「会話を記録するもの」

議事録は「後から必要な情報を確認するためのもの」

です。

今回は、文字起こし済みの文章を議事録に整理するときに意識したいポイントを5つ紹介します。

1．最初に「何の会議だったのか」を整理する

まずは、

・会議の目的

・主な議題

・参加者

・話し合ったテーマ

を簡潔に整理します。

最初に全体像が分かるだけでも、その後の内容がかなり読みやすくなります。

2．会話をすべて残そうとしない

実際の会話には、

「そうですね」

「なるほど」

「一度確認してみます」

といった、議事録には必ずしも必要ではない発言も多く含まれています。

議事録では、会話を一言一句残すよりも、

「その発言によって何が分かったのか」

を残すことが大切です。

3．「決まったこと」を分けて書く

会議後に最も確認したくなるのが、

結局、何が決まったのか

という部分です。

そのため本文の中に埋め込まず、

【決定事項】

として分けておくと確認しやすくなります。

例えば、

・次回の撮影日は10月15日に決定

・見積書はAさんが作成

・新商品の公開は11月予定

というように整理します。

4．ToDoは「誰が・何をするか」を明確にする

会議中に、

「あとで確認します」

「資料を作っておきます」

といった話が出ても、後から見ると誰の仕事なのか分からなくなることがあります。

可能であれば、

担当者／作業内容／期限

の3つを整理しておくと便利です。

例）

Aさん：見積書を作成／10月5日まで

Bさん：商品写真を確認／次回会議まで

といった形です。

5．最後に「要点だけ読める部分」を作る

長い会議の場合は、議事録全体を読まなくても内容が把握できるように、

要点まとめ

を作っておくのがおすすめです。

例えば、

・新商品の方向性が決定

・価格については次回再検討

・撮影スケジュールは10月中旬

・次回会議までに各担当者が資料を準備

という形です。

忙しい人でも、この部分だけを読めば会議の概要を把握できます。

文字起こしは「整理」すると一気に使いやすくなる

文字起こしは会話の記録として非常に便利ですが、そのままだと情報量が多く、必要な内容を探すのに時間がかかります。

そこで、

概要 → 議題 → 要点 → 決定事項 → ToDo

という形に整理すると、後から使いやすい議事録になります。

私もココナラで、文字起こし済みの文章を読みやすい議事録に整理するサービスを出品しています。

「文字起こしはあるけれど、整理する時間がない」

「決定事項やToDoだけ分かりやすくまとめたい」

という場合は、お気軽にご相談ください。