会議メモをAIに整理してもらうときの「3つの箱」と、残る落とし穴2つ

会議中に走り書きしたメモを、ChatGPT や Claude に「まとめて」と頼む方は多いと思います。

ただ、そのまま頼むと、きれいな文章にはなるものの「で、誰が何をやるんだっけ？」が分からないまとめになりがちです。

今日は、会議メモを渡すときに毎回使える指示文の型を、実際に試した結果つきで紹介します。

■型：出してほしい箱を3つ決める

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次の【会議のメモ】を、あとで読み返す人向けに整理してください。

【出してほしい形】

1. 決まったこと（箇条書き）

2. 宿題（「誰が・何を・いつまでに」の形。1行1件）

3. 決まっていないこと（次回に持ち越す話）

【守ること】

・メモに書かれていないことは足さない

・担当や期限がメモに無いときは、空けずに「担当：未定」「期限：未定」と書く

・全体で300字以内

【会議のメモ】

（ここに貼る）

―――ここまで―――

ポイントは2つです。

1. 「宿題」を「誰が・何を・いつまでに」の形で頼む

会議のあとに困るのは、たいてい宿題の抜けです。形を決めておくと、AI はメモの中から担当と期限を探して当てはめようとします。

2. 分からないところは「未定」と書かせる

書かないと、AI は担当や期限をもっともらしく埋めることがあります。「未定」と残させれば、どこを確認すればよいかが一目で分かります。

■実際に試した結果

雑貨店の定例会議という作り例のメモで、上の型を Claude に渡して試しました。メモには「年末セールは12/1開始」「チラシは佐藤さん、来週水曜までに案」「送料無料ラインは5,000円案と8,000円案、数字を見てから」「鈴木さんがよくある質問を10個まとめる」「棚の配置替えは店長に聞く」などを書きました。

返ってきた宿題の欄は、次のとおりです。

　・佐藤さん／チラシの案を出す／来週水曜まで

　・鈴木さん／よくある質問を10個くらいまとめる／期限：未定

　・担当：未定／倉庫の棚の配置替えをやるか店長に聞く／期限：未定

メモに期限が無かった鈴木さんの宿題は、ちゃんと「期限：未定」になっています。「店長に聞く」も、誰が聞くのか書いていなかったので「担当：未定」と残りました。勝手に名前を埋めなかったのは、型の「守ること」が効いた形です。

「決まっていないこと」には、送料無料ラインと棚の配置替えの2つが入りました。

■それでも残る落とし穴2つ

試してみて、型だけでは防げない点も見つかりました。

1. 「来週水曜」のまま残る

メモの「来週水曜までに」が、そのまま「来週水曜まで」と出てきました。メモの書き方のとおりなので間違いではありませんが、あとで読み返すと何日のことか分かりません。気になるときは、守ることの欄に「『来週』『明日』などは、会議の日（10/23）から数えた日付に直す」と足しておくとよいと思います。

2. 「数字を見てから」の宿題が出てこない

送料無料ラインは「数字を見てから決める」と持ち越しに入りましたが、「誰が数字を集めるか」の宿題は出てきませんでした。メモに書いていない以上、AI が足さないのは正しい動きです。逆に言えば、会議の場で担当を決め忘れたことは、AI では補えません。まとめを読んで「未定」が多い箇所は、次の会議の最初に決める、という使い方がおすすめです。

■毎回使うコツ

・型は辞書登録やメモ帳に入れて、【会議のメモ】だけ貼り替える

・出席者の名前や社外の情報は、必要に応じて「Aさん」などに置き換えてから貼る

・まとめは必ず出席者の誰かが読んでから共有する

■さいごに

このような「業務で毎回使えるAIの指示文」を、お仕事に合わせて1つお作りするサービスを出品しています。実際に AI で試した入力と出力の見本を付けてお渡しします。

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※この記事は生成AI（Claude）を使って書き、例の指示文は Claude で実際に試してから載せています。