ChatGPTに仕事を手伝わせる前に、渡さない方がいい情報

ChatGPTなどのAIに、メールの下書きや表の整理を手伝わせると便利です。

ただ、仕事の文章をそのまま貼り付けると、入れない方がよい情報まで一緒に渡してしまうことがあります。

■ そのまま入れない方が安全なもの

・お客様の名前・電話番号・住所・メールアドレス

・取引先との契約の中身や金額

・パスワード・ログイン情報

・社内だけの資料（まだ公開していない計画など）

使うサービスや設定によって、入れた内容の扱いは変わります。会社で使う場合は、先に社内のルールを確かめてください。

■ 置きかえれば、たいていは足ります

AIに頼みたいのは「文章の形」や「手順」で、本物の名前そのものではないことが多いです。

置きかえの例：

「株式会社サンプル商店 担当 佐藤様 見積 128,000円」

→「A社 担当B様 見積 X円」

返ってきた文章の「A社」「B様」を、最後に自分で本物に戻せば終わりです。

■ 結果がぶれにくい頼み方

指示文は、次の形にすると答えがそろいやすくなります。

あなたは〜です。（例：事務の担当者です）

次の〜を〜してください。（例：次のメモを、お客様への返信メールにしてください）

条件：〜（例：300字以内、です・ます調、日付は変えない）

出力の形：〜（例：件名と本文に分けて）

■ AIに任せない方がいいこと

金額の最終確認、送る相手の確認、契約や税金の判断は、人が見る所として残しておくのがおすすめです。

■ どこから手をつけるか迷ったら

どの作業をAIに任せられるか分からないときは、今の事務作業を1つ文章で伺い、減らせる候補（3つまで）と、そのまま試せる指示文の見本を診断書PDFにまとめるサービスをしています。1,000円、通話なしで、文章のやりとりだけで進めます。