AIは「検索」ではなく「新人アシスタント」。仕事で使える指示の出し方

こんにちは、WAI SYSTEMSです。

「AIを入れてみたけれど、結局だれも使っていない」。中小企業の方から、こんなお話をよく伺います。原因の多くは、AIを「検索の新しい版」だと思ってしまうことにあります。今回は、AIを仕事で使いこなすための考え方と、指示の出し方の基本をまとめます。

【検索とAIは、得意なことが違う】

検索は「どこかにある答えを探す」道具です。一方、ChatGPTやGeminiなどの生成AIは「材料をもとに、文章や表を作ったり、整理し直したりする」道具です。

・天気やお店を調べる → 検索が向いています

・お客様への返信文を考える、メモを表に整理する → AIが向いています

「調べもの」ではなく「作業の下書き」を頼む相手だと考えると、使いどころが見えてきます。

【AIは「優秀だけど、指示待ちの新人」】

AIはとても物知りですが、あなたの会社の事情は何も知りません。入社したばかりの新人に「来週の打ち合わせの準備、よろしく」とだけ言っても、困ってしまいますよね。AIも同じで、あいまいな頼み方では、あいまいな答えしか返ってきません。

【指示の出し方：3つのポイント】

① 役割を伝える

「あなたは中小企業の営業担当です」のように、どんな立場で考えてほしいかを最初に書きます。

② 背景と目的を伝える

だれに向けたものか、何のために使うのか、やってはいけないことは何かを書きます。

③ できあがりの形を指定する

「箇条書きで3つ」「表にして」「200字以内で」など、欲しい形を伝えます。

たとえば提案書のチェックなら、「あなたは取引先の担当者です。この提案書を読んで、分かりにくい点と、質問されそうな点を箇条書きで5つ挙げてください」と頼むだけで、返ってくる内容がぐっと具体的になります。

【こんな作業が短くなります】

・長いお問い合わせへの返信文の下書き

・会議のメモを、決まったことと宿題に分けて整理

・新しい企画のアイデア出し（まず10案出してもらい、人が選ぶ）

どれも「ゼロから考える」時間を、「選んで直す」時間に変えられます。

【使う前に決めておきたいルール】

無料版のAIでは、入力した内容がAIの学習に使われる設定になっている場合があります。仕事で使うときは、

・会社名、個人名、金額は「A社」「X万円」などに置きかえて入力する

・本格的に使うなら、学習に使われない法人向けプランを検討する

といったルールを最初に決めておくと安心です。

【まとめ】

AIは検索窓ではなく、「対話しながら仕事を手伝ってくれる新人」です。役割・目的・形の3つを伝えるだけで、使い勝手は大きく変わります。

WAI SYSTEMSでは、「うちの仕事のどこにAIが使えるのか」を一緒に整理するご相談をお受けしています。60分のビデオ打ち合わせのあと、業務に合わせた活用方法と指示文の例を提案メモにしてお渡しします。プロフィールの出品サービスから、お気軽にご覧ください。