ChatGPTの社内ルール、分厚い規程はいりません。決めるのは3つだけ、A4一枚で足ります

こんにちは、コツコツ自動化ラボです。

「社員がChatGPTを使い始めているらしい。でも、何かルールを作ったほうがいいのか分からない」——中小企業で生成AIを入れようとすると、たいていここで手が止まります。

先に結論を書きます。禁止もしない、野放しにもしない。決めるのは3つだけです。

1. 入れてはいけない情報

2. 出てきた答えを、誰が確かめるか

3. 何に使っていいか（使っていい場面の例）

これがA4一枚にまとまっていれば、最初のルールとしては十分です。

ただし、もう1つだけ。ルールを書く前に、それを「確かめる仕組み」を社内で決めておいてください。 ここを飛ばすと、A4一枚も10ページの規程も、同じように形だけになります。

なぜ「禁止」ではダメなのか

一番多い反応は「よく分からないから、ひとまず禁止」です。気持ちは分かります。ただ、正直に言うと、これは一番危ない選択だと個人的には思っています。

便利な道具は、禁止されても使われます。会社のパソコンで使えなければ、個人のスマホで使われる。そうなると、何が入力されているのか、会社からは一切見えなくなります。

信号のない交差点を想像してください。「危ないから誰も通るな」と立て札を立てても、近道なら人は通ります。だったら信号を1本立てたほうが、事故はずっと減ります。ルールの役割は、止めることではなく、安全に通れる道を1本はっきりさせることです。

① 入れてはいけない情報

迷ったときの基準は1つで足ります。

「これ、社外の人に見せてもいいメモか？」

見せられないなら入れない。具体的には、次の3つを書いておけば大半は防げます。

・お客様や社員の名前・連絡先・住所

・取引先の名前と、金額・条件

・社外に出していない数字や計画

あわせて、使うサービスの「入力内容を学習に使うかどうか」の設定は、導入前に必ず確認してください。調べた範囲では、法人向けの有料プランは初期設定で学習に使わないと各社が公式に説明しています。ただ、設定や規約は変わることがあるので、使う前に必ず公式ページで自分の目で確かめてください。 ここは人まかせにしないほうがいいところです。

② 出てきた答えを、誰が確かめるか

生成AIは、自信満々に間違えます。 存在しない数字や、もっともらしい嘘を、きれいな文章で返してきます。

だから扱いは「入ったばかりの新人が書いた下書き」と同じでいい。下書きとしては優秀です。でも、そのまま社外に出す人はいませんよね。

ルールに書くのはこの1行です。

「社外に出す文章と、数字が入った資料は、人が確認してから使う」

③ 何に使っていいか

「自由に使っていい」だけだと、逆に誰も使いません。何に使えばいいのか分からないからです。使っていい場面を、例として3〜5個書いておくのが一番効きます。

使っていい例：

・メールや案内文の下書き、言い回しの直し

・長い資料の要約

・会議のアイデア出し、たたき台づくり

・Excelの関数やマクロの書き方を聞く（実データではなく、列名とダミーの数字で聞く）

任せないほうがいい例：

・最終判断（採用・値決め・契約など）

・法律や税金について、確定的な答えを出させること

・大事な数字の計算を丸ごと任せること

④ 導入の前に、「確かめる仕組み」を作る

正直に言うと、私はここが一番大事だと思っています。

ルールを書いても、守られているかを誰も見ていなければ、無いのと同じです。導入する前に、社内の設計——誰が、いつ、何を確かめるか——を決めておいてください。 大げさな監査部門は要りません。小さな会社なら、次の3つで足ります。

・確かめる人を1人決める（詳しい人でなくていい。気にかけてくれる人で十分です）

・月に1回、使った場面と入れた情報を振り返る（気になる使い方がなかったか）

・問題が出たときに、誰に・どう報告するかを決めておく

車にたとえるなら、交通ルールを覚えるのと同じくらい、定期点検の日が決まっていることが大事です。点検の日が決まっていない車は、いつかどこかで止まります。

逆に、やらないほうがいいことも正直に書きます

・最初から分厚い規程を作る。 10ページの規程は、まず読まれません。読まれないルールは、無いのと同じです。A4一枚から始めて、困ったら足してください

・使い道が決まっていないのに、ルールだけ先に作る。 地図も持たずに山登りの装備だけそろえるようなものです。先に「何に使うか」を1つ決めるほうが順番として正しいです

・全員に一斉に配る。 まず社内で一番前向きな1人に使ってもらい、そこで出た「これは便利」「これは危ない」をルールに書き足すほうが、確実に会社に合ったものになります

今日やってほしいこと

下のひな形を、そのまま社内の言葉に置き換えてみてください。15分あれば書けます。

【生成AIの使い方ルール（第1版）】

1. 入れないもの：人の名前・連絡先・住所／取引先名と金額／社外秘の数字や計画（迷ったら「社外の人に見せていいメモか？」で判断する）

2. 答えの確認：社外に出す文章と数字の入った資料は、使う前に人が確認する

3. 使っていい例：下書き・要約・言い回しの直し・アイデア出し・関数の聞き方／任せない例：最終判断・法律や税の確定判断・大事な数字の計算

4. 確かめる人：〇〇さん。月に1回、使った場面と入れた情報を振り返る。困ったこと・便利だったことは〇〇さんに伝える（このルールに書き足す）

4番目が、実は一番大事です。確かめる人と振り返る日が決まっていて、はじめてルールは生きます。 そしてルールは一度で完成させるものではなく、使いながら育てるものです。

小さなことをコツコツと。完璧な規程を1回で作るより、A4一枚を毎月1行ずつ育てたほうが、ずっと会社に根づきます。

コツコツ自動化ラボでした。

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