更新期限の通知は一覧の作り方から決める

期限の一覧はあるのに、毎朝開いて日付を探し、担当へ知らせる文章を作っている。期限が近い物と、更新済みの物が混ざると、見るだけでも手間がかかります。私はバックオフィスの事務で、一覧を作ることと、必要な時に確認できることは別だと感じています。

通知を自動にする前に、期限日、担当、状態、何日前に知らせるかをそろえておくと、知らせの内容が分かりやすくなります。ここでは、確認済みの期限を一覧で扱う方法を整理します。

■ 一つの項目を一行で管理する

一覧には、項目の識別番号、項目名、担当、期限日、通知する日数、状態を用意します。一つのセルに複数の期限を書かず、一行につき一つの項目にします。同じ資料でも別の更新手続きがあるなら、区別できる番号を付けます。

期限日は、日付として扱える形で入力します。「来月末」「更新の頃」などの文章だけでは、通知日を計算できません。日付が未確定なら、そのことが分かる確認用の状態を用意し、確定した期限と混ぜないようにします。

状態は、例えば「未対応」「対応中」「更新済み」にそろえます。更新を依頼した段階と、実際に完了した段階を同じ印にすると、まだ必要な通知が止まる原因になります。誰が、どの確認をして更新済みに変えるかも決めておきます。

担当が空欄なら、通知が届く相手を決められません。月初や担当変更の時には、日付だけでなく、担当欄も見直してください。

■ 何日前に知らせるかを作業から逆算する

通知日は、早いほどよいとは限りません。準備に時間がかかる項目なら早めの知らせ、最後の確認には直前の知らせが必要です。まず30日前、7日前、当日をたたき台にして、項目ごとに必要な日数を考えます。

架空例として、期限が10月31日なら、30日前は10月1日、7日前は10月24日、当日は10月31日です。「一か月前」と「30日前」はいつも同じではないため、どちらで計算するかを一覧のルールにします。

確かめる時は、次の手順で試します。

1. 架空の項目に期限日と通知日数を入れる。

2. それぞれの通知予定日を手で計算して控える。

3. 月末、年をまたぐ日、うるう年の例でも比べる。

4. 更新済みと期限切れの例を加え、通知対象を確認する。

通知が来た時に何をするかも、項目名や短い説明で伝わるようにします。「期限が近いです」だけより、確認する資料や必要な作業が分かる方が、担当が動きやすくなります。

■ 期限切れと通知の控えを残す

期限が過ぎた項目は、期限前の項目とは別に表示します。未対応のまま一覧の下へ埋もれると、次の通知日がなく、そのまま忘れてしまうことがあります。期限切れを何日ごとに知らせるか、いつ対象から外すかを決めておきます。

自動通知では、送った日、対象の識別番号、担当、期限日、結果を控えます。同じ日に再実行しても、同じ知らせを二度送らないための確認に使います。ただし、同じ日の途中で担当や期限を変えた場合は、別の知らせになる可能性があるため、控えも見直します。

途中で処理が止まり、送れたか分からない時は、すぐに全部を送り直さず、控えと届いた状況を確認します。通知済みの印があっても、更新そのものが終わったとは限りません。通知の結果と作業の状態を別の欄にしておくと、混同を減らせます。

担当ごとにその日の項目をまとめると、一件ずつ届くより全体を確認しやすくなります。私も一覧を見る時は、今日対応する物と、確認待ちの物が分かれる形を大切にしています。最初は架空の項目と練習用の宛先で確かめてから、実際の運用へ移します。

■ 自動にしたい方へ

期限一覧から、その日に必要な知らせを担当ごとにまとめる仕組みをお作りします。期限切れは更新済みになるまで毎日知らせます。項目数と通知日数の希望を、架空の見本でご相談ください。

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