ChatGPTで時短できたかは「確認と修正」を入れて比べます

ChatGPTが数秒で文章を出しても、仕事全体がその分だけ短くなるとは限りません。入力を用意する時間、出力を確認する時間、誤りを直す時間があるからです。

個人事業主のメールや報告書で試すなら、まず1種類の作業を選び、最初から最後までの時間を比べる方法が分かりやすいです。

■数える時間は5つ

1. 入力する条件やメモを用意する時間

2. AIの操作と生成待ちの時間

3. 事実や表現を確認する時間

4. 修正して仕上げる時間

5. 指示文の更新など、月ごとの手入れの時間

AIの出力をそのまま送る前提にはしません。価格、納期、固有名詞、数字、社内ルールは人が確認します。

■架空の計算例

問い合わせ返信を月60件、手作業で1件6分かけているとします。

現在の月間時間：60件×6分＝360分＝6時間。

AI利用後の仮定を、条件整理1分、操作・生成0.5分、確認2分、修正1分と置くと、1件4.5分です。さらに指示文の手入れが月30分かかるとします。

導入後の月間時間：60件×4.5分＋30分＝300分＝5時間。

差は月1時間、削減率は約16.7%です。

この数字は説明用の仮定です。実際の削減効果や納品サービスの成果を保証するものではありません。

確認や修正が増えて1件6分になれば、手入れ30分が加わり、月6.5時間になります。この場合は30分増えるため、その作業への導入を優先しない判断もできます。

■最初の3件で見ること

同じ種類で、難しさが近い3件を試します。手作業とAI利用後で、準備から送信可能な状態までの時間を記録します。平均だけでなく、いちばん時間がかかった例と、修正した理由も残してください。

たまたま簡単だった1件を基に、すべての作業が短くなるとは判断しません。

■不明な数字は0にしない

回数や時間が分からない場合は「不明」として、試算を保留します。確認時間を0分にすると、効果が大きく見えてしまいます。現在の所要時間が0分なら、削減率も計算できません。

■AIを試しやすい作業の選び方

同じ書式で繰り返す文章、必要な条件を短く渡せる作業、出力の正しさを自分で確認できる作業から試します。例外対応が多い作業や、誤りの影響が大きい判断は、導入を急がず確認負担も含めて考えます。

「何でもAIに任せる」より、自分の仕事で続けられる1つを見つけることが目的です。

事務用ChatGPTプロンプト3本の個別制作では、最大5業務を整理し、取り組む順番と確認箇所を示します。指示文だけでなく、入力・出力例、Excelでの時間の試算、7日間の実行手順もお届けします。所要時間が不明でもご相談いただけます。その場合は効果を断定せず、試し方を中心に整理します。

会議なし、ココナラ内のテキストで完結します。

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