見積もりの数字は自分で確かめて、説明の言葉だけAIにやさしくする

見積もりの計算は終わっているのに、お客様へ送る説明の文章で手が止まることがあります。

夕方、外の仕事を終えて戻ったあと。メッセージに「だいたいいくらくらいになりますか」と届いていた、という場面です。

数字そのものは、自分の料金表と、今日うかがった内容を突き合わせて、もう出しています。含まれている作業も、含まれていない作業も、頭の中では分かっています。

止まるのは、そのあとの言葉です。

専門の言い方のままだと、お客様には伝わりにくい。やわらかくしすぎると、何が含まれて、何が含まれないのかがぼやけます。短く書きたいのに、注釈ばかり増えていく。一人でやっていると、この往復を自分で全部やることになります。

ここでAIに頼めるのは、金額を決めることではありません。すでに自分で出した内容を、読みやすい説明文に整えることです。

渡すメモは、きれいな文章にしなくて大丈夫です。

あなたは、一人で仕事をしている私の文章係です。次の見積メモを、お客様に送る説明文にしてください。

条件は次のとおりです。

・金額、数量、日付、条件は、メモに書いた数字と言葉をそのまま使う。新しい金額や割引は出さない

・含まれていることと、含まれていないことを、短い段落に分ける

・専門用語は、日常の言葉に言い換える。言い換えに自信がない語は、そのまま残して（要確認）と付ける

・丁寧で、文は短くする

・最後に、お客様に確認してほしい点を、メモの範囲で1つだけ書く

見積メモ：

（ここに自分のメモを貼る）

返ってきた文章は、下書きです。送る前に、金額、数量、日付、「含む」「含まない」を、元のメモと一行ずつ比べます。AIが足した数字や、メモにない条件があれば、その文は消します。

見積もりの説明は、上手な文章であることより、あとから「聞いていた話と違う」とならないことの方が大事です。言葉をやさしくする作業と、数字を確定する作業は、分けたままにしておくと安心です。

たとえば、メモには「基本の作業」と「使う資材」を分けて書いてあったのに、下書きでは一つにまとまり、「必要なものは含みます」だけになることがあります。この一文は、お客様から見ると、資材も作業も全部込みに読めます。元の分け方に戻してから送ります。

送る直前に、スマホの画面でも一度読みます。パソコンでは短く見えた文が、小さい画面では長く感じることがあります。長いときは、段落を分けます。金額の行だけは、前後の文章に埋め込まず、一行で残しておくと見落としが減ります。

ひとり社長AIは、会社の料金やサービス内容、判断の仕方を整理して、普段のChatGPTやGrokを、仕事で使える形にするサービスです。見積もりの文章も、その中の一つとして一緒に整えられます。金額や契約の最終確認は、ご本人にしていただく前提です。購入前に、今の困りごとを聞いていただくだけでも大丈夫です。

https://coconala.com/services/4422776

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