お客様への「お断り」が苦手な一人社長へ。AIと整える、無理をしない返信

お問い合わせをいただけるのは、ありがたいことです。

それでも、日程が合わない。対応できない内容だった。引き受けると、すでに約束している仕事に無理が出てしまう。

一人で仕事をしていると、お断りしなければならない場面もあります。

「冷たい言い方になっていないかな」

「せっかく相談してくれたのに、申し訳ないな」

そう考えているうちに、短い返信にも時間がかかってしまう。そんなときは、AIに言葉の整理を手伝ってもらう方法があります。

■ 先に決めるのは、文章よりも「対応できる範囲」

AIに頼む前に、自分の中で三つだけ確認します。

・今回は何をお受けできないのか

・お客様に伝えられる理由は何か

・代わりに提案できることはあるか

たとえば、「希望日は埋まっている」「別の日なら相談できる」という場合と、「その作業自体を取り扱っていない」という場合では、返信の内容が変わります。

ここが曖昧なまま文章だけをやわらかくすると、相手に「お願いすれば対応してもらえそう」と受け取られるかもしれません。

できないことを決めるのは自分。AIには、決めた内容がきちんと伝わる言い方を相談します。

■ こんな頼み方から始められます

例として、対応していない作業の問い合わせを受けた場面を考えます。お客様の名前や連絡先は入れず、必要な事情だけを伝えます。

「お客様から問い合わせをいただきましたが、ご希望の作業は当店の対応範囲外です。ご相談へのお礼を伝えたうえで、お受けできないことを丁寧にはっきり伝える返信案を作ってください。長い言い訳は入れず、紹介先や代替案を勝手に作らないでください」

返信は、たとえばこのくらいの長さでも十分です。

「お問い合わせいただき、ありがとうございます。

せっかくご相談いただいたところ恐縮ですが、ご希望の作業は当店では取り扱っておらず、お受けすることができません。

ご希望に添えず申し訳ございません。ご検討いただき、ありがとうございました。」

別の日や別の方法を実際に提案できる場合は、確認できた内容だけを添えます。何も提案できないときに、無理に代わりの約束を作る必要はありません。

■ 最後に読むのは「やさしさ」と「約束」の両方

AIの文章が丁寧でも、そのまま送る前に確認します。

「今回は難しいです」と書くと、次回ならできるように読めないか。

「調整いたします」と書くと、本当はできない調整を約束していないか。

そのうえで、普段の自分なら使わない堅い言葉を少し直します。

僕も清掃の仕事では、機種や作業内容によって対応できる範囲があります。引き受けられないことを正直に伝えるのも、お客様に安心して相談していただくために大切なことだと思っています。

■ 小さな返信の悩みから、相談して大丈夫です

AIを使うきっかけは、大きな自動化でなくても構いません。

いつも手が止まる返信を、一つ書きやすくする。

それだけでも、仕事の負担を少し軽くする使い方になります。

ひとり社長AIでは、お仕事の内容や大切にしている伝え方を伺いながら、自分の仕事に合うAIの使い方を一緒に考えます。

購入前のご相談だけでも大丈夫です。サービスページの「出品者に質問」から、今困っていることをお聞かせください。

https://coconala.com/services/4422776

引き受けるときも、お断りするときも。

自分らしく、誠実に伝えられる言葉を整えていきましょう。