問い合わせフォームで個人情報を扱うときの注意点｜確認したい5項目

こんにちは。

Web・システムエンジニアとして活動しているMasaです。

この記事は、LPのセキュリティについて解説する全3回シリーズの第2回です。

今回は、問い合わせフォームで個人情報を扱うときに確認したいポイントを紹介します。

問い合わせフォームは、お客様との接点を作る便利な機能です。一方で、名前やメールアドレスなどを受け取るため、入力画面だけでなく、送信後の扱いまで考えておく必要があります。

専門的な設定をすべて理解する必要はありません。制作を依頼するときに確認できるよう、5項目に絞って解説します。

【目次】

1．入力項目を必要な範囲に絞る

2．利用目的を分かりやすく案内する

3．HTTPSとフォームの実装を確認する

4．迷惑送信・自動送信への対策を考える

5．通知メールと自動返信の内容を見直す

■1．入力項目を必要な範囲に絞る

最初に確認したいのは、本当に必要な情報だけを入力してもらう設計になっているかです。

たとえば、資料請求への返信が目的であれば、氏名とメールアドレスだけで対応できる場合があります。使う予定のない住所、電話番号、生年月日などまで集めると、利用者の入力負担だけでなく、管理する情報も増えます。

フォームを作る前に、次の点を整理しておきましょう。

・その項目は問い合わせ対応に必要か

・必須項目と任意項目を分けているか

・取得した情報を誰が確認するか

・情報を保存するのか、メール通知だけにするのか

入力項目は「あると便利」ではなく、利用目的から逆算して決めることが大切です。

■2．利用目的を分かりやすく案内する

フォームから個人情報を取得する場合は、何のために利用するのかを利用者が確認できるようにします。

「サービス向上のため」といった幅広い表現だけでは、利用者が具体的な扱いを判断しにくくなります。

たとえば、次のように目的を整理します。

・お問い合わせへの回答

・資料や見積りの送付

・申し込み内容の確認

・必要な連絡やサポートの提供

問い合わせ対応とは別に、メールマガジンの配信や営業案内にも利用する場合は、その用途を分けて案内する必要があります。

フォームの近くからプライバシーポリシーを確認できるようにし、送信前に利用者が内容を把握できる構成にしておくと分かりやすくなります。

■3．HTTPSとフォームの実装を確認する

問い合わせフォームでは、利用者が入力した情報をWebサイトから送信します。

通信を暗号化するHTTPSに対応し、URLが「https://」から始まっていることを確認しましょう。ただし、HTTPSは通信経路を保護する仕組みであり、フォームの実装やサーバー管理まで自動的に安全にするものではありません。

フォームを独自に実装する場合は、入力値の確認、画面へ表示するときの処理、メール送信処理などにも注意が必要です。

制作を依頼するときは、次の点を確認しておくと安心です。

・HTTPSで公開できるか

・入力値のチェックをどこで行うか

・確認画面や完了画面を設けるか

・送信内容をサーバーへ保存するか

・エラー時に個人情報が画面へ不用意に表示されないか

フォームは、見た目の入力欄を作るだけでは完成しません。使用する仕組みや保存方法によって対応範囲が変わります。

■4．迷惑送信・自動送信への対策を考える

公開後のフォームには、営業メッセージや機械的な連続送信が届くことがあります。

サイトの目的や利用するフォームサービスに合わせて、次のような対策を検討します。

・短時間の連続送信を制限する

・自動送信を判定する仕組みを利用する

・確認画面を設ける

・不自然な入力を受け付けない

・送信元の記録やエラーログを確認できるようにする

対策を強くしすぎると、正規の利用者が送信できなくなる場合もあります。公開後の状況を確認しながら調整することが大切です。

■5．通知メールと自動返信の内容を見直す

フォーム送信後に、管理者への通知メールや利用者への自動返信メールを送ることがあります。

便利な機能ですが、メール本文へ入力内容をすべて載せると、転送や誤送信による影響が大きくなる可能性があります。

次の点を確認しましょう。

・通知先メールアドレスに誤りがないか

・担当者以外へ不要に共有されないか

・自動返信に個人情報を載せすぎていないか

・差出人や返信先の設定が適切か

・テスト送信で文字化けや表示崩れがないか

また、問い合わせ内容をサーバーや外部サービスに保存する場合は、保存期間、閲覧できる人、削除方法も決めておきます。

■フォーム設置前に「送信後の流れ」まで決めましょう

問い合わせフォームを準備するときは、入力画面だけでなく、その後の流れまで整理することが大切です。

・どの情報を取得するか

・何のために利用するか

・どこへ通知するか

・どこに保存するか

・誰が返信するか

・不要になった情報をどう扱うか

これらを事前に決めておくと、必要な機能と制作範囲が分かりやすくなります。

私が出品しているLPコーディングサービスでは、支給いただいたデザインをもとに、HTML・CSS・JavaScriptでLPを制作しています。

問い合わせフォームの設置は、利用する仕組みや送信方法によって作業内容が変わるため、基本サービスとは分けて確認しています。ご希望がある場合は、必要な入力項目や通知方法を伺ったうえで個別にご案内します。

LP制作をご検討中の方は、サービスページの「見積り相談」からお問い合わせください。

次回は「LPは公開して終わりではない｜運用中に確認したいセキュリティ対策」を紹介します。

※本記事は一般的な確認項目を紹介するもので、個別の法的判断を行うものではありません。個人情報の取り扱いについて判断が必要な場合は、個人情報保護委員会などの公的情報や専門家へご確認ください。