飲み会の出欠管理をExcelでするなら？幹事が入れておきたい9項目

会社の飲み会や歓送迎会で、意外と後から手間になるのが出欠管理です。

最初は、

「参加するか、欠席するかだけ分かればいい」

と思いがちですが、実際には日程が決まった後も、

「少し遅れて参加します」

「途中で帰ります」

「アレルギーがあります」

「会費はもう払いました」

など、確認したいことが増えていきます。

そのため、出欠表をExcelで作るなら、最初から必要な項目をまとめておくとラクです。

今回は、会社の飲み会や歓送迎会で、幹事がExcelに入れておきたい9項目をまとめます。

1．氏名

まず必要なのが参加者の氏名です。

人数が少ない会なら名前だけでも問題ありませんが、人数が増えてくると同じ名字の人がいたり、誰が誰だったか分かりにくくなったりすることがあります。

できれば、社内で普段使っている表記にそろえておくと管理しやすくなります。

2．所属・部署

複数部署が参加する歓送迎会では、所属や部署も入れておくと便利です。

例えば、

・どの部署から何人参加するのか

・誰に未回答者の確認をお願いするか

・席順をどうするか

といった場面で使えます。

小規模な飲み会なら必須ではありませんが、人数が多い場合には入れておくと後で助かる項目です。

3．出欠

基本となる参加・欠席の項目です。

Excelでは、

・参加

・欠席

・未回答

の3つを分けておくのがおすすめです。

特に「未回答」を残しておくことが大切です。

空欄だけだと、

「まだ回答していないのか」

「確認済みだけど入力していないのか」

が分からなくなります。

4．遅刻予定

会社の飲み会では、

「仕事が終わってから向かうので30分遅れます」

というケースもあります。

参加人数だけを見ていると、お店に着いたときに

「1人足りない」

となってしまいます。

遅刻予定が分かっている場合は、

・遅刻あり／なし

・到着予定時間

まで残しておくと当日の確認がラクです。

5．途中退席

遅刻と同じくらい確認しておきたいのが途中退席です。

例えば、

「20時までなら参加できる」

「一次会の途中で帰る」

という人がいる場合、幹事が事前に分かっていれば対応しやすくなります。

送別会などで挨拶やプレゼント贈呈がある場合は、途中退席する人がいることも考えて、進行順を調整できます。

6．アレルギー・食事制限

店舗予約前に確認しておきたい項目です。

・食物アレルギー

・苦手な食材

・宗教上の食事制限

・その他、事前に店舗へ伝える必要があること

などをまとめます。

ただし、健康に関わる情報なので、必要以上に細かい内容を共有せず、店舗への確認に必要な範囲で扱うのが安心です。

7．会費

会社の飲み会では、参加者全員が同じ金額とは限りません。

例えば、

・一般参加者

・管理職

・主賓

・会社補助あり

などで負担額が変わることがあります。

そのため、

予定している会費

を参加者ごとに入力できるようにしておくと、集金時に迷いにくくなります。

8．支払い状況

会費とセットで管理したいのが支払い状況です。

例えば、

・未回収

・回収済み

・当日回収

・振込済み

などです。

人数が多くなるほど、

「この人からもらったっけ？」

が起こりやすくなります。

金額と支払い状況を同じ表で確認できるようにしておくと、集計がかなりラクです。

9．備考

最後に、自由に入力できる備考欄を作っておくと便利です。

例えば、

・二次会は不参加

・当日は別の場所から直接来る

・主賓へのプレゼント担当

・店舗への確認事項あり

など、決まった項目では管理しにくい情報を残せます。

備考欄が1つあるだけで、別のメモを探す手間が減ります。

出欠表は「参加・欠席」だけでは足りなくなりやすい

飲み会の出欠表というと、

氏名＋○×

だけでも作れます。

ただ、幹事業務を進めていくと、

・遅刻

・途中退席

・アレルギー

・会費

・回収状況

などの情報が増えてきます。

そのたびにLINEやメール、メモを探すよりも、最初から1つのExcelにまとめておく方が確認しやすくなります。

まとめ

飲み会の出欠管理をExcelでするなら、次の9項目を入れておくと便利です。

・氏名

・所属・部署

・出欠

・遅刻予定

・途中退席

・アレルギー・食事制限

・会費

・支払い状況

・備考

出欠確認だけなら簡単な表でも十分です。

ただ、会社の歓送迎会では、日程が決まった後も店舗予約、会費管理、役割分担、当日の進行などの作業が続きます。

最後に

「出欠表だけでなく、幹事業務をまとめて管理したい」

という方向けに、

日程調整・店舗比較・出欠管理・会費管理・役割分担・当日の進行まで1つにまとめたExcelテンプレート

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必要な方は、

「会社の飲み会・歓送迎会 幹事まるごとセット」

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