ExcelやPC作業の自動化、依頼する前に何を準備すればいい？

「毎日のExcel作業を自動化したい。でも、何を伝えればいいのか分からない」

そんな不安から、相談を後回しにしていませんか？

自動化の相談に、専門用語や完成した仕様書は必要ありません。現在の作業と、最終的にどうなればラクかが分かれば、実現方法を検討できます。

今回は「Excelの一覧から、顧客ごとの見積書をまとめて作りたい」というケースを例に、相談前に確認しておくと話がスムーズになる5つのポイントを紹介します。

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1．普段どんな作業をしているか

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まずは、作業の開始から終了までを順番に書き出します。

たとえば、見積書作成なら次のような流れです。

・顧客一覧のExcelを開く

・顧客名、住所、金額をコピーする

・見積書テンプレートへ貼り付ける

・顧客名を付けて保存する

・指定フォルダへ移動する

きれいな業務フロー図を作る必要はありません。箇条書きで十分です。

「誰からデータを受け取るか」「何を入力するか」「最後に何が完成するか」が分かると、自動化できそうな範囲を検討しやすくなります。

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2．入力データを確認する

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次に、自動化の元になるデータを確認します。

・ExcelかCSVか

・1行に1件のデータが入っているか

・列名は毎回同じか

・複数のシートを使うか

・空欄や表記ゆれがあるか

実際の顧客情報をそのまま用意する必要はありません。会社名を「サンプル株式会社」、氏名を「山田太郎」に置き換えたダミーデータでも、構造を確認できます。

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3．完成させたい書類や成果物を用意する

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入力データだけでなく、完成形のサンプルも大切です。

見積書の例なら、次の点が分かる資料があるとスムーズです。

・顧客名を入れる場所

・住所や金額を入れる場所

・Excel、Word、PDFなどの形式

・ファイル名の付け方

・保存先のフォルダ

「ExcelのA列を、見積書のこの場所へ入れたい」といった対応関係が分かれば、必要な機能をより具体的に整理できます。

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4．使用ソフトと業務上の制約を確認する

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同じ作業でも、使っている環境によって適した方法は変わります。

・WindowsかMacか

・ExcelやWordのバージョン

・社内PCへソフトを追加できるか

・クラウドサービスを使えるか

・外部へのデータ送信に制限があるか

分からない項目は「分からない」で問題ありません。確認が必要な点として整理できます。

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5．作業頻度と希望納期を整理する

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自動化では、技術的にできるかだけでなく、作るメリットがあるかも大切です。

・1回に何件処理するか

・毎日、毎週、毎月のどの頻度か

・1回に何分かかるか

・いつまでに使い始めたいか

・時間短縮とミス削減のどちらを優先したいか

月に1回、数分で終わる作業なら、無理に自動化しない方がよい場合もあります。一方、短時間でも毎日繰り返す作業や、転記ミスが起きやすい作業は、仕組み化を検討しやすい対象です。

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準備が全部そろっていなくても相談できます

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作りたいものが具体的に決まっていなくても大丈夫です。

「この作業は自動化できる？」

「どんな方法が向いている？」

「費用や納期はどのくらい？」

という段階から整理できます。

3,000円の相談サービスでは、伺った内容をもとに、次の項目を文章でまとめた実現プランを納品します。

・実現できるか

・おすすめの実現方法

・必要な機能

・利用するツールや技術の候補

・制作費の目安

・納期の目安

基本料金は、実現プランの作成と文章納品までです。アプリや自動化ツール本体の制作は含まれません。必要に応じて、その後の制作について別途相談できます。

最初から完璧に説明できなくても問題ありません。分からない点はこちらから確認しながら整理します。

「うちのExcelでもできる？」という段階から、ココナラ内でご相談いただけます。

▼アプリ・業務自動化の実現プランを作ります

https://coconala.com/services/4398349

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