そのPC作業、自動化できる？判断する5つのポイント

「毎回同じ操作をしていて面倒」

「この作業、自動化できそうだけど何を使えばいいのか分からない」

そんな経験はありませんか？

PC作業の中には、比較的簡単に自動化できるものもあれば、人の判断が多く、そのままでは自動化が難しいものもあります。

今回は、自分の作業が自動化に向いているか判断する5つのポイントを紹介します。

1．同じ操作を何度も繰り返している

決まった画面を開く、同じ場所をクリックする、ファイルを保存するといった定型操作は、自動化と相性が良い作業です。

操作手順を説明できる作業ほど、自動化できる可能性が高くなります。

2．Excelへの転記や集計が多い

CSVの内容をExcelへ転記する、複数の表をまとめる、毎月同じ形式の集計表を作るといった作業も、自動化しやすい代表例です。

Excelの関数やVBA、Pythonなどを使うことで、数十分かかっていた処理を短縮できる場合があります。

3．ファイルの整理や名称変更を繰り返している

大量のファイル名を決まったルールで変更する、種類ごとにフォルダへ移動する、必要なファイルだけ抽出するといった作業も自動化できます。

件数が多いほど、作業時間の短縮だけでなく、入力ミスの防止にも効果があります。

4．複数のサービスへ同じ情報を入力している

メール、表計算、チャット、業務システムなど、複数の場所へ同じ情報を入力している場合は、連携によって作業を減らせる可能性があります。

API連携やRPAなど、利用しているサービスに合った方法を選ぶことが重要です。

5．作業ルールを言葉で説明できる

「この条件ならA、それ以外ならB」のように、判断ルールが明確な作業は自動化しやすくなります。

反対に、毎回人の感覚で判断する作業や、例外が非常に多い作業は、いきなり全自動にするより、一部分だけ自動化するほうが現実的です。

まずは作業を整理することが大切

自動化では、最初から使用するツールを決める必要はありません。

まずは、

・現在どんな作業をしているか

・どれくらいの頻度で行うか

・1回に何分かかるか

・どんなミスが起きやすいか

・最終的にどうなれば楽になるか  

を整理すると、適切な方法を判断しやすくなります。

「作れるか分からない」「どの方法が合うか分からない」という段階でも問題ありません。

現在、PC作業やアプリ・ツールの自動化について、実現可否・方法・概算費用・納期感を整理する相談サービスを出品しています。

作りたいものや困っている作業があれば、お気軽にご相談ください。