Excel の手作業を自動化する前に確かめたい 3 つのこと

毎月の集計や転記を「そろそろ自動にしたい」と思ったとき、いきなりマクロや AI に手を出す前に、確かめておくと失敗しにくいことが 3 つあります。研究のデータ整理を毎日自動化している立場から、まとめてみました。

■ 1. 手順を言葉にできるか

「A のシートの○列を、B のシートの△列に写す」のように、手順を文章で書けるなら、ほぼ自動にできます。逆に「その時々で判断している」部分があると、そこだけは人が残る形になります。まずは今の手順を箇条書きにしてみてください。それだけで、どこまで自動にできるかが見えてきます。

■ 2. 入力の形は毎回同じか

自動化がいちばん止まりやすいのは、元のファイルの形が変わったときです。列の順番が月によって違う、店舗ごとに書き方が違う、空の行や合計の行が混ざっている、といった「ゆれ」を先に洗い出しておくと、ゆれに強い作りにできます。

■ 3. 結果が正しいと、どう確かめるか

自動にした結果が「なんとなく合っていそう」では、手作業より不安です。元のデータの件数と合計が、結果と合っているかを毎回自動で確かめる仕組みを、最初から一緒に作るのがおすすめです。

■ おわりに

この 3 つが整理できれば、Excel のマクロや Google スプレッドシートの GAS、Python などで、小さな作業から自動にできます。

「これって自動にできる？」という段階のご相談も歓迎しています。出品中のサービスから、お気軽にお声がけください。