自動化を頼む前に、用意しておくといいもの3つ

「この作業、自動化できませんか？」というご相談をいただくとき、

最初にこちらからお願いすることは、だいたい決まっています。

逆に言えば、それさえ手元にあれば、話がとても早く進みます。

今日はその3つを書きます。

■ 1. 実際に使っているファイル

Excelでも、スプレッドシートでも、紙をスキャンしたものでも構いません。

「今、目の前で使っているそのもの」が一番役に立ちます。

きれいに整理し直す必要はありません。

むしろ、整理する前の状態を見せていただく方がありがたいです。

列がずれている、同じ意味の項目が2箇所にある、空白の行が挟まっている。

そういう「現場の跡」にこそ、自動化で気をつけるべき点が現れます。

機密情報が含まれる場合は、社名や金額をダミーの値に置き換えたもので

まったく問題ありません。見たいのは中身ではなく、形です。

■ 2. 今の作業手順

「Aを開いて、Bからコピーして、Cに貼って、色を変えて、印刷する」

この粒度で構いません。箇条書きで十分です。

文章にしにくい場合は、実際の画面を録画したものが最も早くて正確です。

スマートフォンでパソコン画面を撮った動画でも大丈夫です。

手順書として整える必要はありません。

「いつもやっていることを、そのままやって見せる」だけで、

こちらは必要な情報をほぼ全部受け取れます。

■ 3. 「こうなったら理想」の一文

これが3つの中で一番大事です。

たとえば、

・月末に3時間かかっている集計を、ボタン1つで終わらせたい

・毎朝サイトを見て書き写す作業を、朝には終わっている状態にしたい

・請求書の作成で、金額の打ち間違いをなくしたい

技術的にどう作るかは、こちらで考えます。

決めていただきたいのは「何が楽になったら嬉しいか」だけです。

ここが曖昧なまま作ると、動くけれど誰も使わないものができあがります。

実際、そうなってしまった例を何度も見てきました。

■ 揃っていなくても大丈夫です

とはいえ、最初から3つ全部が揃っていることは稀です。

「1と2はあるけれど、理想の形が自分でもよく分からない」

という状態でご相談いただくことがよくありますが、

それで困ることはありません。

こちらから質問を重ねながら、一緒に言葉にしていきます。

むしろ、そこを一緒に考えるところから仕事が始まると思っています。

■ 最後に

自動化の相談で一番もったいないのは、

「たぶん無理だろう」と自分で判断して、相談しないことです。

一見複雑に見える作業が意外と簡単だったり、

逆に単純そうな作業が難しかったりします。

これは実際に手順を見てみないと分かりません。

「これって自動化できるものなんでしょうか」という

確認だけのご相談も歓迎しています。

可否をお調べするところまでは、費用はいただいていません。

お気軽にどうぞ。