「このPC作業、自動化できる？」相談する前に整理したい3つのこと

「この作業、毎回同じことをしているな」

そう感じたことはありませんか？

Excelへのコピー＆ペースト、CSVの整理、ファイル名の変更、集計、帳票作成など。

自動化に興味を持っても、

「こんな小さな作業でも相談していいの？」

「何を説明すればいいの？」

「全部整理してから相談しないとダメ？」

と迷ってしまう方もいます。

でも、最初から完璧な仕様書を作る必要はありません。

相談する前に、次の3つが大まかに分かっていれば十分です。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

1．今どんな手順で作業しているか

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

まずは、普段どんな順番で作業しているかを振り返ってみます。

たとえば、

CSVを開く

↓

必要なデータを確認する

↓

Excelへ転記する

↓

集計する

↓

PDFとして保存する

この程度の流れが分かるだけでも、自動化できそうな部分を見つけやすくなります。

正式な業務フロー図や、きれいに整えたマニュアルは必須ではありません。箇条書きや簡単な説明でも十分です。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

2．どのくらい繰り返しているか

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

次に確認したいのは、作業の頻度と、1回にかかる時間です。

・毎日10分ほど行っている

・週に数回、30分ほどかかる

・毎月末に1時間以上かかる

・大量のデータがあるときだけ発生する

自動化では「技術的にできるか」だけでなく、「自動化するメリットがあるか」も大切です。

月に1回、数分で終わる作業なら、無理に自動化しない方がよいこともあります。反対に、短時間でも毎日繰り返している作業は、積み重ねると大きな負担になっているかもしれません。

何でも自動化すればよいわけではありません。頻度と作業時間を一緒に見ることで、優先順位を考えやすくなります。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

3．最終的にどうなればラクなのか

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

ここが一番大切なポイントです。

「完全自動化したい」と決める必要はありません。

・転記だけ自動にしたい

・集計だけ自動にしたい

・ボタンを押したらPDFまで作りたい

・入力ミスだけ減らしたい

・ファイル整理だけラクにしたい

こうした希望でも、十分な相談材料になります。

100％自動化するよりも、「一番面倒な20％だけ自動化する」方が、仕組みがシンプルで使いやすいケースもあります。

PythonやRPA、VBAといった技術名を決める必要もありません。まずは「どうなったら今よりラクか」を言葉にしてみることが大切です。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

まだ整理できていなくても相談できます

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

とはいえ、ここまで整理するのが難しいこともあります。

作業内容をうまく説明できなくても問題ありません。現在使っているExcelや、個人情報を除いたダミーデータなどを見ながら、一緒に作業手順を整理できる場合もあります。

確認した結果、自動化しない方がよいと判断したときは、その理由も含めて整理します。最初からツール制作を依頼する必要はありません。

そもそも自動化に向いている作業か分からない場合は、前回の記事

「そのPC作業、自動化できる？判断する5つのポイント」

も参考にしてください。

https://coconala.com/blogs/6262374/798599

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

「これって自動化できる？」からで大丈夫です

━━━━━━━━━━━━━━━━━━

相談では、現在の作業内容を確認しながら、

・自動化できそうな部分

・手作業を残した方がよい部分

・どんな方法が向いていそうか

を一緒に整理します。

「何を作ればいいか分からない」という状態でも問題ありません。まずは「今どんな作業が面倒なのか」を教えてください。

実現できるかどうかを整理するところから相談したい方はこちらをご覧ください。

「アプリ・自動化の実現可否を診断します」