Excelの合計が合わないときに確認したい3つのこと

Excelで売上や経費を集計していて、手計算と合計が合わない。そんなときは、式を書き直す前に次の3点を確認してみてください。

1．数字が「文字」になっていないか

見た目が1000でも、文字列として保存されているとSUMの合計に含まれないことがあります。空いているセルで =ISNUMBER(B2) と入力すると、B2が数値ならTRUE、数値以外ならFALSEになります。FALSEの場合は、先頭のアポストロフィや余分な空白などを確認します。商品コードや郵便番号は、先頭の0を残すため文字列のまま扱うことがあるので、列全体を無条件に数値化しないでください。

2．合計する範囲に新しい行が含まれているか

例えば =SUM(B2:B20) は、B21に追加した金額を含みません。合計セルを選び、数式の範囲と実際のデータの最終行を比べてみましょう。行の追加が多い表では、テーブル機能と列名を使った集計が役立つ場合もあります。

3．「表示されている行だけ」を合計したいのか

フィルターで一部の行を隠しても、SUMは範囲内の非表示行を含めて合計します。表示行だけを集計したい場合は、例えば =SUBTOTAL(109,B2:B20) を使う方法があります。109は合計を求める指定で、フィルターで除外された行や手動で非表示にした行を集計対象から外します。

最後に、小さな数字で検算してみましょう。100、200、300の3行なら合計600。途中の200をフィルターで除外したとき、SUMは600、表示行を対象にするSUBTOTALは400になります。元のファイルをコピーしてから、期待する動きと比べると原因を切り分けやすくなります。

修正を相談する際は「期待する結果」「実際の結果」「どの操作の後に起きるか」の3点があると、確認が進みやすくなります。氏名・住所などの個人情報は伏せ、架空の値に置き換えた見本でご相談ください。

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