「前の担当はできると言った」｜清掃・補修の案内が食い違ったときの確認メモ

清掃や補修の追加依頼について、担当Aは「同じ日に対応できると思います」、担当Bは「料金と対応可否は確認中」と案内した。お客様から「前の担当はできると言った」と届いたら、どちらかの案内を消す前に、伝えた内容と確認状況を照合します。

以下は自主制作の架空例です。実顧客の事例や、契約の有効性を判断する説明ではありません。

最初に残すのは、双方の案内

担当A・Bが伝えた原文と日時、元の見積りの版、追加希望、未確認の条件、判断できる責任者を一組で残します。日時や責任者が不明なら、推測で埋めず未確認と書きます。

「できると思う」を予約確定に書き換えず、お客様へ伝わった内容も、なかったことにはしません。

確認中の一次返信の架空例

「追加作業の日程について、先のご案内と現在の確認状況に違いがあることを確認しました。これまでお伝えした内容と、追加する作業範囲・当日の対応条件を担当者へ照合します。確認後に対応内容をご案内します。回答の時刻が決まり次第、お知らせします。」

この返信だけで予約を取り消したり、追加料金の負担者を決めたりしません。自店の条件と判断権限を確認してから、対応内容を案内します。

次の担当へ渡す記録欄

元見積りの番号・版：

Aが伝えた原文・日時：

Bが伝えた原文・日時：

お客様の認識：

追加希望と未確認事項：

確認する責任者：

相手へ伝えた回答予定：

回答予定を決められない場合は未定と記録します。責任者が対応を決めた後、誰がどの内容をお客様へ伝えたかも残してください。

文面だけでなく判断手順をそろえたい場合

共通の記録欄で足りる場合は、上の項目を自店の言葉に置き換えて使えます。担当によって回答や確認先が変わる場合は、FAQ・返信文・判断表・引継ぎ条件を一つの対象サービスに合わせて整える方法もあります。

ゼロコストラボの既存サービスは、FAQ10項目・返信文15本・判断表・引継ぎ条件・送信前チェックをWordとテキストで個別作成します。公開料金12,000円、文章修正1回。送信代行や法律・契約の判断は含みません。着手日・納期・対応範囲は購入前に相談し、最新条件を販売ページでご確認ください。

相談では「対象サービス一つ」「案内が食い違う場面」「担当だけで決められず責任者へ確認すること」を、実名や連絡先を伏せた架空例でお知らせください。

問い合わせ対応のルール一式の条件を確認する：

https://coconala.com/services/4422449

文章整理にAIを補助利用しています。文例はそのまま送らず、自店の事実・権限・運用に合わせて確認してください。