入荷数が注文と違うとき｜仕入先に伝える事実と確認事項のまとめ方

注文は10個、開封して確認できた商品は9個。すぐに「1個不足」と連絡したくなりますが、別便や別の箱に分かれていないかも確認したいところです。今回は、入荷時の数量差異を仕入先へ伝える前の整理方法です。

1．発注・発送案内・届いた現物を分ける

発注した数量、仕入先の発送案内にある数量、現物で確認できた数量を別々に残します。発注10個でも、発送案内が9個と1個の別便なら、状況は全数発送の案内がある場合と違います。

2．現物の確認結果と、不明点を記録する

架空例では「発注10個／発送案内10個／到着1箱／現物9個／別便案内は見当たらず」と記録します。別便がないと確定したのではなく、案内をまだ確認できていない状態だと分かる書き方にします。

3．連絡は、事実・質問・希望を分ける

文面の例は「発注DEMO-100の商品Aは10個の注文に対し、到着した1箱で9個を確認しました。発送案内は10個です。別便の有無と発送数量をご確認いただけますか。確認に必要な資料があればお知らせください」です。

4．回答後も、現物と記録の確認まで続ける

仕入先から補送の連絡があっても、現物が届いたこととは分けます。補送予定数、予定日、到着結果、担当を残し、入荷時に数量と状態を確認します。

入荷差異メモのひな形

発注番号／商品番号／発注数と単位／発送案内数／到着箱数／現物確認数／確認資料／未確認事項／連絡日時／回答／次の確認予定。

まず差異が出た1件で、注文画面と現物の数字を横に並べてみてください。連絡したことだけを完了条件にせず、差異の扱いが決まり、記録へ反映されたかまで確認します。数値・発注番号・文面は説明用の架空例です。

※商品番号・数量・文面などの例は説明用です。見出し画像はAI生成の作業イメージです。