越境ECの注文・配送・入金を一件ずつ追うには？

注文画面、配送の記録、入金明細、関連書類が別々の場所にあると、同じ取引の状況を後から追い直すことがあります。まずは注文を一件選び、社内の照合番号から各記録を探せるようにします。

照合番号には、販売先の注文と商品を対応させます。商品はSKUだけでなく、色・サイズ・状態と数量まで確かめます。複数の注文やバリエーションをまとめて管理している場合も、どの数量がどの注文に属するか分かる形で残します。

配送では、利用する方法と締め時刻、実際の手配状況、関連書類の所在を確認します。「発送予定」と「手配済み」を分け、確認した日時と担当者も記録してください。発送に回せる数量が確かめられない場合は出品数を増やさず、社内で決めた手順に沿って確認します。

入金を照合するときは、明細の対象期間、通貨、換算条件、差し引かれた項目を確かめます。複数の注文分が一つの入金明細にまとまっている場合は、どの注文がその明細の対象かを先に確認します。販売画面の金額と実際の入金額に差があっても、原因を推測で確定しません。具体的な料率や負担条件は、自社の販売国・商品・契約に対応する情報で調べます。

一件の記録には、社内照合番号、注文と商品・数量、配送方法と手配状況、関連書類の参照先、入金明細の対象期間と照合結果を残します。「未確認」の項目には、次に確かめる画面・明細・書類と担当者を記してください。すべての欄が完了していなくても、次の作業が分かる状態なら引き継げます。

まずは一件の注文から、商品、配送、入金と書類を順にたどってみてください。外部への説明やAIへの入力には、注文者の氏名・連絡先、パスワードなど、確認に不要な個人情報や認証情報を含めないでください。