見積もりの計算をExcelから移すなら、先に決めておきたい4つのこと

見積もりの自動計算ツールを、ブラウザで開くだけで動くHTML1枚の形で作っています。Excelの見積表を置き換えるのが目的ですが、作ってみて分かったのは、計算そのものより「計算の前に決めること」で出来が変わる、ということでした。Excelのままでも使える話なので、順に書きます。

1つめは、単価の持ち方です。Excelの見積表でよくあるのが、単価が数式の中に直接書いてある形です。「=B3*1200」のようなものですね。これだと単価が変わったときに数式を1つずつ探して直すことになり、直し漏れが出ます。単価は数式から切り離して、表として1か所にまとめる。自分がツールを作るときも、ファイルの先頭に単価表を置いて計算の部分と分けておき、単価表だけ書き換えれば金額が変わる形にしています。

2つめは、条件分岐です。「10枚以上なら1割引」「土日は割増」のような条件は、口頭では簡単でも、書き出すと境目が曖昧なことがほとんどです。10枚ちょうどは割引に入るのか。土曜と祝日は同じ扱いなのか。ここを作る側が勝手に決めると、あとで金額が合わなくなります。なので条件は「以上か、より大きいか」まで文章で書き出してもらってから組みます。

3つめは、端数と税です。項目ごとに四捨五入するのか、合計してから丸めるのかで、同じ入力でも数円変わります。消費税も、税抜で積み上げて最後に掛けるのか、税込の単価を使うのかで違います。小さい差ですが、お客さんに見せた金額が請求書と1円ずれると、その1円の説明に時間を取られます。最初に決めておけば、ツールは毎回その通りの答えを出します。

4つめは、誰が直すかです。Excelの見積表は、作った人がいなくなった瞬間に誰も触れないファイルになりがちです。HTML1枚にしても同じ問題は起こりうるので、日々変わるところ(単価)と、壊してほしくないところ(計算のルール)を分けておきます。単価を変えるだけなら、数字を1か所書き換えれば済むようにする。それ以上の変更は作った側が受ける、という線引きです。

この4つが決まっていれば、Excelのままでも運用はかなり楽になるはずです。それでもブラウザ1枚にする利点を挙げるなら、インストールが要らないこと、スマホでも同じ画面が開くこと、数式をうっかり消す事故が起きないことの3つです。逆に、複数人で同時に編集したい、過去の見積もりを溜めて集計したい、という用途には向きません。そこはExcelやスプレッドシートのほうが強いです。

こういう前提で、条件を入力すると金額がその場で出る見積もりツールを、業種に合わせて作るサービスを出しています。上の4つは、ヒアリングのときにこちらから順番に聞きます。

https://coconala.com/services/4375336

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