Excelの二重入力を減らすには？日報と案件管理表の見直し方【中小企業向け】

「日報に入力した内容を、案件管理表にも入力している」

「進捗を確認するために、毎回複数のExcelファイルを開いている」

このような作業が当たり前になっていませんか？

同じ情報を何度も入力する運用では、転記に手間がかかるだけでなく、更新漏れや情報の食い違いが生まれる可能性があります。

ただし、業務改善のために、最初から新しいシステムを購入する必要はありません。まずは現在の仕事の流れを整理することから始められます。

1．「どこで同じ情報を入力しているか」を書き出す

例えば「日報を作成 → 案件管理表へ転記 → 月末に別表へ集計」という流れがあれば、担当者・入力項目・頻度を整理します。

ここでは、作業時間が分からなくても構いません。「案件名」「担当者」「対応状況」「期限」など、複数の表に重複している項目を見つけることが第一歩です。

2．更新する場所を一つにできないか考える

同じ項目を複数の表で管理している場合、元となるデータを明確にし、ほかの表は参照・集計する方法が考えられます。

ただし、入力方法の変更により、現在の報告や承認の流れが崩れないかも確認が必要です。すべてを自動化すればよいわけではありません。

3．小さな業務から試してみる

いきなり会社全体を変えるのではなく、「日報から案件管理表への転記」など、対象を一つに絞ります。

まずは既存のExcelやGoogleスプレッドシートで対応できるかを検討し、試行後に入力漏れや管理のしやすさを確認すると進めやすくなります。

改善案を整理するところから相談できます

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