毎月のExcel集計に、時間を取られていませんか？

売上や経費をExcelにまとめるとき、数字を集めるだけで時間が過ぎてしまう。

ようやく表ができても、合計が合っているか気になって、もう一度見直す。

そんな作業を抱えていませんか。

functionlabの福田です。

小売の事業運営に携わり、現在は小さなお店の業務改善や、Excel・Googleスプレッドシートを使ったデータ整理に取り組んでいます。

これまで取り組んできたのは、店舗の日報集計や、領収書の情報を台帳にまとめる仕組みづくりなどです。

大切にしているのは、実際に使う方が、必要な数字を確認できることです。

今回は、毎月の集計を見直すときに、まず確認したいことをお伝えします。

集計の前に、そろえたい3つのこと

たとえば、店舗ごとの売上表を一つにまとめる場面を考えてみます。

同じ売上データでも、入力の仕方が違うと、そのまま集計できないことがあります。

- 日付や店名の書き方がそろっているか

- 金額が「数値」として入力されているか

- 明細の中に、小計や合計の行が混ざっていないか

見た目は数字でも、文字として保存されていると、集計に含まれない場合があります。

明細と合計を一緒に足してしまえば、二重に計算することもあります。

表を整えるときは、見やすさと一緒に「正しく集計できる状態か」を確認することが大切です。

最後に何を知りたいかを決める

「Excelをきれいにしたい」ときも、先に使い道を決めると、必要な整理が見えてきます。

- 月別の売上を比較したい

- 店舗別・商品別の数字を確認したい

- 複数のファイルを一つにまとめて確認したい

たとえば月別の比較が目的なら、日々の明細だけでなく、月ごとの合計が分かる一覧が必要です。

誰が、何を確認するために使う表なのか。そこから考えると、仕上がりを相談しやすくなります。

頼み方が分からなくても、困っていることから

ココナラでは「面倒なExcelの整理・集計を代行します」を出品しています。

ご相談では、今の作業と、残しておきたい表・数式を先に確認します。

使い慣れた表がある場合も、そのどこに手間がかかっているのかを伺い、必要な整理を考えます。

「毎月この作業に時間がかかる」

「この数字だけ、すぐに分かるようにしたい」

最初は、このような説明で構いません。

ご相談の際は、次の3点をお知らせください。

- 今、どのような表やファイルを使っているか

- どの作業に困っているか

- 最後に、どのような一覧や数字を確認したいか

個人名や顧客情報などは伏せたうえで、まずはココナラ内のメッセージでご相談ください。

内容を確認し、対応できる範囲とお見積もりをご案内します。

functionlab | 福田克己