二重入力をなくす、ツール連携の考え方

問い合わせフォームに入ってきた内容を、別の管理表にも手で入れ直している。チャットにも同じ内容を貼っている。

こういう二重入力は、つないでしまえば消せます。ただ、つなぐ前に確認しておくことがいくつかあります。

■ つなげるかどうかは、相手のサービス次第

まず確認したいのがここです。

外部のサービスとつなぐには、そのサービスが「外からつなぐための窓口」を用意している必要があります。用意されていなければ、どんなに頑張ってもつなげません。

用意されていても、有料プランでないと使えないことがあります。この場合は、追加の費用がかかることを先にお伝えしています。

私がご相談を受けたときは、着手する前にこの点を調べて結果をお伝えします。つなげない場合は、代わりにできる方法を提案します。

■ 片方向か、両方向か

これで作りが大きく変わります。

【片方向】フォームの回答を管理表に流す、といった一方通行。作りがシンプルで、費用も抑えられます。

【両方向】どちらを直しても、もう片方に反映される。便利ですが、同時に両方が変更されたときにどちらを優先するかを決める必要があり、その分だけ複雑になります。

まずは片方向で始めて、必要になってから広げるのがおすすめです。

■ どのタイミングで動かすか

3つの選び方があります。

【入力された瞬間】すぐ反映されますが、相手のサービスが対応している必要があります。

【決まった時刻】毎朝9時にまとめて流す、といった形。対応していないサービスでも使えることが多く、現実的な選択肢です。

【手動】ボタンを押したときだけ動かす。件数が少ない、あるいは内容を確認してから流したい場合に向いています。

「常に最新でないと困る」のでなければ、定期実行で十分なことがほとんどです。

■ 認証情報の扱い

つなぐには、相手のサービスの鍵にあたる情報を使います。これをどう扱うかは、作る側の姿勢が出るところです。

私が作るときは、この情報をコードの中に直接書きません。設定として外から差し替えられる形にします。こうしておくと、あとで鍵を変えたくなったときにコードを触らずに済みますし、コードを他の人に見せても情報が漏れません。

■ ご相談いただくときに

次があるとスムーズです。

・どのサービスとどのサービスをつなぎたいか

・どちら向きに流したいか

・流したい情報の項目名

・動かすタイミング

・想定される件数

出品ページに、確認したいことをまとめた質問を用意しています。つなげるかどうかの調査だけでも承ります。